Всё вышеперечисленное, конечно же, необходимо, но не в самом начале. Стартовать следует с определения целей презентации и разработки её структуры. Мы предлагаем вашему вниманию несколько базовых слайдов-советов, которые помогут со структурой ваших презентаций. Ну или хотя бы заставят вас задуматься над структурой в принципе.
1. Цель презентации
Идеальная цель (или несколько целей) презентации находится на пересечении того, что хотите сказать вы и того, что нужно (и интересно) аудитории. А если у вашей презентации и вовсе не будет цели, то это просто трата времени, и вашего, и людей, которые будут вас слушать. Не забывайте об этом!
2. Структура презентации
Для большинства своих презентаций вы можете применять следующую классическую S-образную структуру:
1. Введение (вступительное слово, плавная «подводка» к сути)
2. Обозначение проблемы (или актуальные, наболевшие вопросы)
3. Решение проблемы (основная и самая большая часть презентации)
4. Заключение (повторение основных мыслей презентации и, обязательно, призыв к действию)
Данная структура универсальна и вы можете применять её практически всегда. Но конечно же она не является единственной правильной из всех существующих.
3. В чём создавать структуру?
Не следует сразу создавать структуру будущей презентации в PowerPoint или других аналогичных программах, если у вас недостаточно опыта в области презентаций. Это распространённая ошибка! Делая так, вы скорее всего обязательно что-то забудете или упустите из вида. Во время создания структуры вам придётся работать с большим количеством идей и информации, а в PowerPoint увидеть общую картину будет трудно. Поэтому, советуем начать с обычной ручки и бумаги, а лучше… со стикеров! Всеми любимые клеящиеся листочки! :) Так вы ничего не забудете, а если и забудете, то всегда легко доклеить новый стикер или поменять их местами.
У бумаги и стикеров есть альтернатива – это ментальные карты (Mind Map). От себя можем порекомендовать простое и классное онлайн-приложение Coggle .
4. «А сколько слайдов должно быть в моей презентации?»
Наверняка вы задавались таким вопросом. На самом деле никакого единого правила нет. Потому что для каждого отдельного случая количество слайдов может быть разным. Всё зависит от: объема информации, времени на ваше выступление, типа и формата самой презентации (например, публичное выступление или отправка по email для самостоятельного чтения) и т.д. Главное помните, что ваши слайды для вас бесплатны:) И никто не запрещает вам сделать их сколько угодно!
5. Продуманная структура – залог успешной презентации?
Отчасти. Чтобы у вас получилась отличная презентация, вы просто обязаны подумать над структурой, а затем разработать её. Но на этом дело не кончается, а скорее только начинается! Ведь отличные и интересные презентации состоят из 3 важнейших частей: структуры (содержания, истории), дизайна слайдов (правильного и подходящего) и подачи (подготовленного выступления).
А как вы начинаете работу над своими презентациями?
Андрей Авдеев, основатель Presenter.by
Текст и изображения – Presenter.by
Если у вас возникли вопросы по презентациям, вы можете задать их мне в комментариях или стартап-чате Startr.ru (@andrey-presenter.by)
Please follow and like us:
Планирование и подготовка презентации
- Запланируйте свою презентацию заранее.
- Охарактеризуйте направленность своей аудитории: техническая, не техническая, управленческая или смешанная.
- Четко определите свою цель. Определите ответ на вопрос «Что мне это дает?» и основные моменты, на которые Вы хотите обратить внимание.
- Какое обязательство Вы хотите, чтобы аудитория взяла на себя?
- Каких результатов Вы планируйте достичь?
- Какие изображения PowerPoint будут использованы?
- Какие общеизвестные образы или аналогии Вы будете использовать?
- Какую информацию на доске или откидных схемах Вы будете использовать?
- Каковы Ваши вопросы для взаимодействия?
- Титульный Слайд – Откройте слайд на проекторе и оставьте его открытым, пока не начнется собрание.
Вступление перед аудиторией (15% от времени презентации)
- Слайд, отображающий цель – Оставьте данный слайд открытым во время вступления. Постройте отношения, основанные на взаимопонимании и взаимодоверии, а также установите общий язык (например, «Здравствуйте, Джон, очень рад Вас снова видеть»).
- Объявите цель беседы. Разработайте ответ на вопрос «Что мне это дает?», обращаясь к проблеме аудитории, которая вызывает незамедлительную потребность в решении. Найдите записи аудитории в презентации, давая им знать, почему они должны Вас слушать. Как Вы были записаны для обсуждения данной темы? Поделитесь историей или полагайтесь на свой опыт.
- Предусмотрите все правила участия или логические вопросы, на которые необходимо обратить внимание, такие как: время, когда можно задавать вопросы и использование портативных компьютеров или мобильных телефонов.
- Слайд, указывающий план действий – Расскажите, о чем Вы будете сегодня говорить, используя маркеры для каждого раздела.
- Слайд, указывающий план действий – Покажите еще раз, выделив раздел 1, а затем переходите к основной части презентации.
Основная часть (75% от времени презентации)
- Раздел 1, слайд 1 – Развивайте информацию на слайде и обсуждайте ее.
- Слайд, указывающий план действий – Выделите следующий раздел, переходите к следующему разделу.
- Раздел 2(и т.д.), Слайд 1 – Развивайте информацию на слайде и обсуждайте ее.
- Используйте слайды, доску, откидные схемы, общеизвестные образы, аналогии.
- Время для вопросов и ответов – Если у вас есть раздел «Время для вопросов и ответов», тогда поместите его здесь, перед заключением (никогда не используйте данный раздел после заключения).
- Предложение-переход, которое соединяет конец основной части с началом заключения.
Заключение (10% от времени презентации)
- Слайд, указывающий план действий – Выделите раздел «Краткие выводы» – Оставьте слайд открытым, подведя итоги.
- Повторите снова свою цель или контекст беседы.
- Повторите снова запись/ ответ на вопрос «Что мне это дает?»/ проблему аудитории, которая вызывает незамедлительную потребность в решении.
- Повторите снова все пункты, которые были рассмотрены.
- Заканчивайте свою презентацию призывом к действиям.
Из книги IT-презентация
Рекомендуется начинать создание презентации в режиме структуры. В этом режиме удобно разрабатывать план презентации, поскольку на экране видны все заголовки и полный текст, а также проверять структуру презентации и редактировать текст, так как работа ведется в одном окне. Например, для переупорядочивания слайдов или маркированных пунктов достаточно выделить перемещаемое и перенести мышью.
В режиме структуры на экране появляется панель инструментов, помогающая быстро организовать содержимое презентации в нужном виде,её можно расположить в любом месте экрана, чтобы она не мешала работе. Кнопки этой панели позволяют изменять отступы элементов маркированного списка, перемещать элементы списка или весь слайд с одного уровня структуры на другой, отображать и скрывать форматирование, а также сворачивать и разворачивать текст выбранных слайдов.
- * Для перемещения слайда вместе с содержимым следует перетащить в нужное место документа значок слайда (он расположен слева от заголовка). Для перемещения слайдов предназначены также кнопки Вниз и Вверх панели инструментов Структура.
- * Вследствие нажатия клавиши образуется либо новый абзац, либо новый слайд, что зависит от текущей позиции курсора.
- * Чтобы создать новый слайд, надлежит сначала ввести текст заголовка, а затем нажимать кнопку Повысить уровень панели инструментов Структура или стандартной панели инструментов до тех пор, пока маркер списка не превратится в значок слайда.
- * Для перемещения элемента списка в другую позицию необходимо установить курсор слева от него (курсор приобретет вид крестика) и перетащить данный элемент в нужное место.
При работе со слайдами в режиме структуры на экране видна миниатюрная копия слайда, что позволяет точно определять момент перехода к следующему слайду при вводе текста.
Если в режиме структуры миниатюра слайда не видна на экране, следует вызвать команду Миниатюра меню Вид.
Создание новой презентации в режиме структуры
- 1 Выберите в меню Файл команду Создать, затем выберите тип создаваемой презентации.
- 2 Выберите в меню Вид команду Структура.
- 3 Введите заголовок для первого слайда и нажмите клавишу ENTER.
- 4 На панели инструментов Структуризация нажмите кнопку Повысить уровень, чтобы перейти на первый уровень маркировки.
- 5 Введите последовательность маркируемых элементов для слайда, нажимая после каждого элемента клавишу ENTER.
С помощью кнопок Понизить уровень и Повысить уровень можно формировать различные уровни вытяжки.
- 6 В конце последнего маркированного элемента нажмите клавиши CTRL+ENTER для создания следующего слайда.
- 7 Введите заголовки и текст для очередного слайда.
- 8 Создав все слайды, нажмите кнопку Сохранить, чтобы присвоить имя презентации и сохранить ее.
- 9 Для просмотра слайдов в режиме слайдов дважды щелкните значок слайда.
Совет При использовании мастера автосодержания, а также при выборе презентации с предложенным содержанием, достаточно выделить заменяемое и набрать свой текст.
Создание презентации на основе структуры
Презентацию можно создать в режиме структуры или импортировать из другого приложения, такого как Word. Кроме того, можно вставить структуру в уже имеющуюся презентацию.
Изменение порядка абзацев в структуре
- 1 В режиме структуры щелкните внутри перемещаемого абзаца.
- 2 Нажмите на панели инструментов Структуризация кнопку Вверх или Вниз.
Создание презентации путем импортирования структуры
- 1 Выберите в меню Файл команду Открыть.
- 2 В списке Тип файлов щелкните Все структуры.
- 3 В списке Имя дважды щелкните используемый документ.
Импортированная структура откроется в PowerPoint в режиме структуры. Каждый основной заголовок документа станет заголовком отдельного слайда, а каждый пункт структуры отобразится как текст слайда.
Совет Особенно удобно импортировать документ Word со стилями заголовков. Откройте документ в Word, укажите в меню Файл на команду Отправить, затем щелкните Microsoft PowerPoint. Каждый абзац, отформатированный в стиле «Заголовок 1», станет заголовком нового слайда, каждый абзац, отформатированный в стиле «Заголовок 2», преобразуется в текст первого уровня и т.д.
Вставка структуры в имеющуюся презентацию
- 1 В режиме слайдов, режиме структуры или режиме сортировщика щелкните слайд, после которого следует вставить структуру.
- 2 Выберите в меню Вставка команду Слайды из структуры.
- 3 Перейдите в папку, содержащую документ, который следует использовать в качестве структуры.
- 4 Дважды щелкните вставляемый документ.
Разбиение текста слайда на два слайда
- 1 В режиме структуры установите курсор там, где следует разбить текст, затем нажмите клавишу ENTER.
- 2 Нажимайте на панели инструментов Структуризация кнопку Повысить уровень до появления значка нового слайда с номером, затем введите заголовок для нового слайда.
Импорт текста из других приложений
Для создания презентации можно использовать текст, введенный в других приложениях, или добавлять слайды в уже имеющуюся презентацию. Импортируемый текст имеет формат структуры.
При импортировании текста в PowerPoint используется иерархия структуры, составленная из стилей данного документа. Абзац, имеющий стиль «Заголовок 1», преобразуется в заголовок слайда, абзацы со стилем «Заголовок 2» становятся текстом первого уровня и т.д. Если документ не содержит стилей, структура строится на основе втяжки абзацев. В документах с неформатированным текстом структура определяется по табуляторам, стоящим в начале абзацев.
При импортировании структур из текстовых процессоров PowerPoint считывает документы в формате.rtf и неформатированный текст. Все заголовки первого уровня в импортированной структуре становятся заголовками слайдов, а остальной текст становится текстом структуры с соответствующими втяжками. Формат заголовка и текста определяется образцом слайдов текущей презентации.
Замечание Презентацию удобно создавать из структуры Word. Откройте документ в Word, укажите в меню Файл на команду Отправить, затем щелкните Microsoft PowerPoint. Каждый абзац, отформатированный в стиле «Заголовок 1», станет заголовком нового слайда, каждый абзац, отформатированный в стиле «Заголовок 2», преобразуется в текст первого уровня и т.д.
Планирование и подготовка презентации
Запланируйте свою презентацию заранее.
Охарактеризуйте направленность своей аудитории: техническая, не техническая, управленческая или смешанная.
Четко определите свою цель. Определите ответ на вопрос «Что мне это дает?» и основные моменты, на которые Вы хотите обратить внимание.
Какое обязательство Вы хотите, чтобы аудитория взяла на себя?
Каких результатов Вы планируйте достичь?
Какие изображения PowerPoint будут использованы?
Какие общеизвестные образы или аналогии Вы будете использовать?
Какую информацию на доске или откидных схемах Вы будете использовать?
Каковы Ваши вопросы для взаимодействия?
Титульный Слайд – Откройте слайд на проекторе и оставьте его открытым, пока не начнется собрание.
Вступление перед аудиторией (15% от времени презентации)
Слайд, отображающий цель – Оставьте данный слайд открытым во время вступления. Постройте отношения, основанные на взаимопонимании и взаимодоверии, а также установите общий язык (например, «Здравствуйте, Джон, очень рад Вас снова видеть»).
Объявите цель беседы. Разработайте ответ на вопрос «Что мне это дает?», обращаясь к проблеме аудитории, которая вызывает незамедлительную потребность в решении. Найдите записи аудитории в презентации, давая им знать, почему они должны Вас слушать. Как Вы были записаны для обсуждения данной темы? Поделитесь историей или полагайтесь на свой опыт.
Предусмотрите все правила участия или логические вопросы, на которые необходимо обратить внимание, такие как: время, когда можно задавать вопросы и использование портативных компьютеров или мобильных телефонов.
Слайд, указывающий план действий – Расскажите, о чем Вы будете сегодня говорить, используя маркеры для каждого раздела.
Слайд, указывающий план действий – Покажите еще раз, выделив раздел 1, а затем переходите к основной части презентации.
Основная часть (75% от времени презентации)
Раздел 1, слайд 1 – Развивайте информацию на слайде и обсуждайте ее.
Слайд, указывающий план действий – Выделите следующий раздел, переходите к следующему разделу.
Раздел 2(и т.д.), Слайд 1 – Развивайте информацию на слайде и обсуждайте ее.
Используйте слайды, доску, откидные схемы, общеизвестные образы, аналогии.
Время для вопросов и ответов – Если у вас есть раздел «Время для вопросов и ответов», тогда поместите его здесь, перед заключением (никогда не используйте данный раздел после заключения).
Предложение-переход, которое соединяет конец основной части с началом заключения.
Заключение (10% от времени презентации)
Слайд, указывающий план действий – Выделите раздел «Краткие выводы» – Оставьте слайд открытым, подведя итоги.
Повторите снова свою цель или контекст беседы.
Повторите снова запись/ ответ на вопрос «Что мне это дает?»/ проблему аудитории, которая вызывает незамедлительную потребность в решении.
Повторите снова все пункты, которые были рассмотрены.
Заканчивайте свою презентацию призывом к действиям.
Из книги IT-презентация
Перевод: Ольга Жикина
Создание организационной структуры, которая, кажется визуально привлекательным и аккуратно сделал это не простая работа. Тем не менее, с помощью шаблонов PowerPoint вы можете сделать вашу задачу намного легче. Ниже приведен список некоторых профессионально сделанных шаблонов PowerPoint, которые можно использовать не только для создания презентаций, но и для создания орг диаграмм диаграмм и изображений.
Org Chart Шаблон для PowerPoint
Это отличный шаблон для создания организационных диаграмм с аватарами отдельных сотрудников. Шаблон предлагает несколько аккуратно обработанные образцы слайдов, которые могут быть изменены, чтобы создать что-либо от базовых для разработки организационных схем, с различными типами макетов. Вы также можете перемещаться по отдельным картам сотрудников и добавлять новые, чтобы настроить организационную структуру в соответствии с необходимостью.
Перейти к загрузке Org Chart Шаблон для PowerPoint
Организационная структура Шаблон PowerPoint с шарами
Это шаблон для создания организационных диаграмм в 3D. Эффективное использование имеющейся недвижимости, вы можете легко изготовить сложную орг диаграмму с помощью редактируемых слайдах в этом шаблоне. Синие шары дополнительно добавить к элегантности диаграмм, предоставляя вам с оттенком глаз конфеты, чтобы сделать ваши графики более привлекательными.
Перейти к загрузке Организационная структура Шаблон PowerPoint с шарами
Простой Организационная схема Шаблон для PowerPoint
Как следует из названия, это простой шаблон для создания чистой ищет организационные диаграммы без показной графики. Вы можете создать основные организационные диаграммы с доступными для редактирования слайдов, а также использовать опции меню PowerPoint ленты, чтобы выполнить базовое редактирование и настройка графике слайдов, которая включает в себя возможность изменить цвет диаграмм (например, с помощью инструментов рисования).
Перейти к загрузке Простая схема организационной структуры Шаблон PowerPoint
Дерево принятия решений Шаблон PowerPoint с текстовыми полями
Это еще один чистый ищет шаблон для создания основных организационных диаграмм с помощью глянцевых текстовых полей. Шаблон простой, но довольно хорошо продумана. Это может служить хорошим ресурсом для создания основных организационных диаграмм с некоторым хорошим сочетанием цветов и графики.
Перейти к загрузке Дерево принятия решений PowerPoint шаблон с текстовыми полями
Дерево принятия решений Диаграмма Шаблон для PowerPoint
Если вы готовы, чтобы получить немного творческий, этот шаблон именно то, что вам нужно. Она была разработана для создания последовательных и иерархические слайды, такие как решения локона, технологических схем и организационных диаграмм.
Перейти к загрузке Дерево принятия решений Диаграмма Шаблон для PowerPoint
Шаблон Творческий Дерево Диаграмма PowerPoint
Это еще один хороший шаблон, который обеспечивает некоторые очень уникальные макеты. Этот тематический шаблон дерева идеально подходит для создания организационных диаграмм с оттенком собственного творчества. Доступные слайды приходят нагруженные творческие проекты слайд, которые могут помочь вам корабль симпатичную орг диаграмму в кратчайшие сроки.
Перейти к загрузке шаблона Творческий Дерево Диаграмма PowerPoint
Подробнее об этом здесь Организационные шаблоны Диаграмма для PowerPoint
Перейти к SlideModel.com
Сталкивались со SmartArt ? На всякий случай, повторю – SmartArt это графические объекты и схемы, призванные представить вашу информацию в удобном и красивом виде. По своему «смыслу» SmartArt в PowerPoint больше всего походит на темы оформления. Его применение решает сразу две задачи: во-первых, обеспечивает «профессиональный» вид вашего слайд-шоу, во-вторых, делает это в рекордно сжатые сроки – сразу.
Чтобы было понятно, начну с примера:
Допустим есть у меня простой маркированный список, но нет времени на его оформление.
Простой маркированный список в PowerPoint
А теперь преобразуем мой список в объект SmartArt:
Тот же список, но преобразованный в smartart объект
Совсем другое дело – выглядит, как будто я потратил на создание графики час времени. Уже интересно? Тогда сразу перейдем к практике.
Создаем SmartArt объект в PowertPoint
Вообще, свой SmartArt можно получить двумя способами: создать с нуля и преобразовать имеющийся текст, как это сделал я на примере.
Мы пойдем простым путем и создадим новый пустой объект по шаблону:
- Переходим к панели «Вставка» и щелкаем кнопку «SmartArt» в группе «Иллюстрации».
- Открывается новое окно с кучей элементов, щелкаем, для примера, на первый попавшийся и добавляем его на слайд.
Я добавил «вертикальный маркированный список» и превратил его в небольшой список покупок. Заметьте – когда вы набиваете в SmartArt новую строку, все прочие строки автоматически уменьшаются в размере и не вылезают за пределы слайда.
SmartArt список покупок
Внешний вид SmartArt объекта можно изменить как переключением стандартных стилей PowerPoint (на панели «Дизайн»), так и специальными стилями для SmartArt-объектов на двух дополнительных панелях, появляющихся при выделении объекта: «Конструктор» и «Формат».
Поиграем с настройками SmartArt объекта
На панели «Конструктор» находятся самые полезные инструменты для редактирования:
- Группа «Создание рисунка» позволяет менять порядок следования строк (кнопки «вверх» и «вниз»), повышать или понижать строку в иерархии («понизить» и «повысить»).
- Группа «Сброс» позволяет преобразовать ваш SmartArt объект в простой текстовый маркированный список («Преобразовать»).
- Группа «Макеты» позволяет изменить основу SmartArt объекта «на лету», не теряя при этом данные.
Я изменил представление SmartArt объекта на более мне подходящее и поменял порядок строк – продовольствие для меня важнее:).
Итоговый вид списка покупок для презентации
Как превратить текст в SmartArt объект PowertPoint?
Если вы хотите превратить в красивый SmartArt объект уже существующий маркированный список – это тоже возможно. Для этого скопируйте список на слайд, выделите его, и на панели «Главная» в группе «Абзац», нажмите кнопку «Преобразовать в SmartArt». Осталось только выбрать подходящий тип из предложенных, или нажав кнопку «Другие графические элементы SmartArt» перейти к их полному списку. Аналогично превращаются в SmartArt объекты и изображения.
Хочу заметить – SmartArt это очень многогранный инструмент и его применение не ограничивается только списками и иллюстрациями взаимосвязей. Можно рисовать в нем и довольно симпатичные блок схемы, наподобие этой:
Графическая схема в PowerPoint сделанная с помощью SmartArt
Думаю, они украсят любую электронную презентацию.
Небольшая шпаргалка где и для чего применяются разные типы SmartArt:
- «Процесс» и «Список» похожи тем, что они имеют строгую иерархию – «2» идет после «1», а «4» не появляется пока нет «3». Если важна последовательность – это ваш выбор.
- «Связь» призвана показать варианты развития ситуации вследствие каких-то событий.
- «Цикл» - само-собой отражает повторяющиеся цепочки событий.
- «Матрица» - показывает отношение компонентов к целому.
- «Иерархия» - идеальная форма для общих блочных схем.
Обычно отвечают: открыть «Пауэрпоинт» и начать делать презентацию. И это большая ошибка. Когда вы начинаете работу
над презентацией с файла в «Поинте», вы рискуете сделать невнятную и неэффективную презентацию. Вы начинаете
закапываться в то, как оформить слайды, какие поставить графики, как сформулировать заголовки; попутно понимаете,
что вам не хватает информации - начинаете искать источники. Находите классные фотографии и схемы. Вдохновенно
делаете первый слайд, второй, третий - но внезапно заканчивается рабочий день, и вместо классной презентации у вас
три хороших слайда, которые ничего не решают.
Чтобы сделать мощную презентацию, нужно сначала придумать мощную идею. Потом правильно ее «приготовить», расставив
все по местам и убрав все лишнее. И только потом - подавать в виде презентации. Фактически вся самая сложная работа
происходит на подготовительном этапе. Но без правильной подготовки лучше вообще не начинать.
Начинаем с цели
Подготовка к презентации начинается не со слайдов, а с формулирования цели, которая ляжет в основу вашего
выступления.
Цель - это продолжение фразы «После этой презентации я хочу, чтобы…»
… клиенты увидели в нас надежного партнера и поэтому заключили договор;
… руководитель увидел потенциал нового продукта и поэтому выделил мне команду и бюджет
для его выпуска;
… слушатели увидели, что проблема их бизнеса - в неправильном управлении, и они захотели
решить эту проблему с помощью Мегаплана.
Цель расщепляется на центральный тезис и результат.
Тезис: мы - надежный партнер. Результат презентации: с нами заключают договор.
Тезис: мой продукт имеет потенциал; результат - мне выделили бюджет.
Тезис: проблема малого бизнеса в России - неправильное управление; результат - слушатель
захотел решить эту проблему, вероятно - с помощью Мегаплана.
Цель в презентации будет одна. Соответственно, центральный тезис всего выступления будет один. А значит, вся
наша презентация - это доказательство единственного центрального тезиса.
Обратите внимание, что в примере с Мегапланом я не поставил цель «Убедить слушателя, что Мегаплан решит его проблемы
с управлением, чтобы слушатель захотел попробовать Мегаплан». Потому что прежде чем Мегаплан начнет что-либо решать,
слушатель должен осознать, что у него есть проблема, и захотеть ее решить.
Если я выступаю на конференции «Решение насущных проблем малого бизнеса», я предполагаю, что люди пришли туда
с осознанием своих проблем. Но на конференции «Новый технологии для бизнеса» это совершенно не очевидно, поэтому
я начинаю с менее инвазивной техники - не продажи, а формулирования проблемы.
Центральный тезис и доказательство
Теперь уточняем центральный тезис нашей презентации и пытаемся его доказать. Все еще не открываем
«Пауэрпоинт».
Проблемы компании в управлении, потому что 1) она переплачивает сотрудникам 2) плохо делает
свою работу 3) теряет клиентов.
По результатам этого этапа имеем примерно такую историю:
Теперь будем подбираться к конечному продукту.
Архитектура презентации
Презентация - в первую очередь живое выступление. Живое выступление - это всегда немного театр. Поэтому к нашей
нынешней структуре добавляются элементы драматургии: завязка, развитие действия, кульминация и развязка.
ЗАВЯЗКА
В завязке вы будете знакомить слушателя с ситуацией, представляем ему действующих лиц. Эта часть нужна, чтобы
погрузить слушателя в наш мир и настроить его на одну волну с нами.
Здесь же мы должны придумать драму - конфликт, который будет держать внимание людей.
В завязке хорошо использовать правдоподобные и знакомые вашей аудитории вещи:
В России столько-то частного бизнеса. Это такая-то часть от всей российской экономики.
Этого очень мало. В Европе, например, его во столько-то раз больше…
Здесь есть ситуация (Россия, малый бизнес) и конфликт (малый бизнес в России и в Европе). Можно пойти
дальше:
… И из этого российского мизера только вот столько компаний имеют такую-то прибыль. Все
остальные либо мертвые, либо на грани выживания. В Европе, при всех их недавних кризисах, доля богатого малого
бизнеса вот такая огромная.
В завязке мы создаем напряжение, конфликт усугубляется:
В чем же дело? Сначала мы думали, что в налогах, но в Европе налоговая нагрузка на бизнес
выше… Потом мы думали, что дело в культуре. Но мы с вами фактически европейцы: мы смотрим те же фильмы, читаем
те же книги, мы часть единого культурного пространства. Я не верю, что дело в культуре. Или в Путине. Или в милиции.
Или в налоговой. В чем же дело? Почему Европа здесь, а мы во-о-н там?
Мы максимально заострили конфликт: российский малый бизнес сильно отстает от Европы по неизвестной, загадочной
причине.
Теперь внимание: мы нарисовали в голове читателя фоновое изображение, но до сих пор не показали главного героя - наш
тезис. Больше работать с фоном нельзя. Главный герой - на сцену:
У меня был клиент - Франсуа, руководитель переводческого бюро в Бельгии. Мы долго вместе
работали, как-то постепенно подружились, и он пригласил меня в гости, в том числе показать, как устроена его работа.
И я увидел, в чем разница. Я увидел, почему Европа вот здесь, а мы во-о-о-он там.
Дело в том, как мы управляем бизнесом.
Франсуа здесь появился как сквозной антагонист, который будет олицетворять европейский бизнес. Он подменяет
абстрактного антагониста «Европейский бизнес». Он мне нужен, чтобы оперировать не пустой статистикой, а конкретным
опытом. Для русского бизнеса тоже неплохо было бы представить конкретную российскую компанию, но я боюсь, что мы так
создам слишком много лишних сущностей. Пока не будем, а дальше посмотрим.
На этом завязка закончилась. Мы создали конфликт и нагнали эмоций. Теперь наша структура выглядит так:
РАЗВИТИЕ ДЕЙСТВИЯ: АРГУМЕНТАЦИЯ
Это основная часть презентации. В ней я доказываю взятый за основу тезис. Доказательство всегда выглядит
одинаково:
обозначение аргументов
подробная проработка каждого аргумента.
В общем виде для нашей презентации это будет выглядеть так:
Бизнес страдает из-за плохого управления.
Он страдает, потому что:
слишком много тратит,
плохо обслуживает
теряет привлеченных клиентов.
1. Бизнес слишком много тратит на зарплаты сотрудникам, которые неэффективно расходуют
рабочее время. Например… Таким образом…
2. Бизнес плохо обслуживает, потому что нет культуры взаимодействия. Люди подводят друг
друга, дают опрометчивые обещания… Например… Таким образом…
3. Бизнес теряет привлеченных клиентов, потому что из-за плохого обслуживания они хотят
уйти, а бизнес не умеет это увидеть, предотвратить и вернуть клиента. Например… Таким образом…
Сначала мы кратко касаемся всех аргументов (как бы представляем их аудитории), а потом прорабатываем каждый
по одной и той же схеме:
Аргумент → доказательство аргумента → вывод
В доказательной части есть место примерам, сравнениям и своей собственной внутренней драме. Здесь в реальной
презентации всякий раз будет появляться Франсуа, с которым я буду сравнивать мою умозрительную российскую компанию.
И каждый раз я буду выстраивать маленький конфликт:
Бизнес тратит слишком много на сотрудников, а те, в свою очередь, неэффективно расходуют
свое время. Возьмем, например, должность администратора: он распределяет заказы между переводчиками. Как работает
администратор у нас: сидит и распределяет. Сколько заказов за день пришло, столько он распределил. Нет заказов -
значит, он сидит и ничего не распределяет, в «косынку» играет. Как бы, правильно же? А работодатель ему обязан
за это платить, потому что если не будет платить, сотрудник вообще никакие заказы распределять не будет. Шантаж
какой-то…
И дальше про то, как это устроено у Франсуа и как он загружает администратора обслуживанием корпоративной группы
в Фейсбуке в моменты простоя. И как он требует отчета по эффективности. И как у него спецсистема учитывает каждую
рабочую пятиминутку.
Но это не все. Чтобы аргумент «зашел», его нужно завершить выводом.
Смотрите, это одна и та же должность. Одна и та же бизнес-задача. Но здесь человек
заморочился на правильном управлении. Человек не зря получает зарплату. А здесь сделали как получится. И в итоге вот
за что человек получает зарплату (на экране покажем пасьянс).
Снова маленькая трагедия. Если вы вынесете что-то из этого рассказа, вынесите это:
ЧЕЛОВЕК ЗАПОМИНАЕТ В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ ТО, ЧТО ВЫЗВАЛО У НЕГО ЭМОЦИИ
Сами по себе эмоции не появятся. Опытный презентатор осознанно добавляет их в свой рассказ, как актер утрирует свои
действия, чтобы они считывались со сцены. Презентация - это театр.
КУЛЬМИНАЦИЯ: ПОРЯДОК АРГУМЕНТОВ
Кульминационная точка рассказа приходится на ту часть, где вы приводите аргументацию. Логично, что кульминация должна
случиться на последнем аргументе.
Чтобы этого добиться, аргументы намеренно упорядочивают по силе воздействия. Первый аргумент будет самым эмоционально
слабым. Последний - самым сильным. Причем это не означает, что сами аргументы будут сильнее или слабее логически.
Они все должны быть логически выверенными и полностью осмысленными. Дело лишь в том, насколько масштабным будет
конфликт внутри каждого аргумента.
В моей аргументации это уже сделано:
Сотрудник не отрабатывает зарплату. Плохо, но не смертельно: он же делает свою основную
работу. Фирма на нем зарабатывает.
Фирма плохо обслуживает клиентов. Беда. Но «плохо» - субъективная категория. Может,
кому-то это нормально, и это наша клиентура. Или мы опустим цены: потеряем в маржинальности, но люди будут
ходить к нам за низкой цены. Плохо для бизнеса, но не смертельно.
Но терять клиентов просто из-за того, что мы недостаточно настойчивые - это же абсурд.
Мы заплатили за рекламу, мы им продали и должны были продавать еще - а они уходят к другим. Причем ладно бы
уходили, потому что им у нас не нравилось. Нет. Мы им всего лишь не звонили. Бездари. Как можно вообще?..
Эмоция - это не только негодование, страх или гнев. С тем же успехом можно шутить. Главное - чтобы эмоция была
сильная, и с каждым разом все сильнее.
И вот мы накалили обстановку до предела. Конфликт максимально заострен. Это кульминация. Сейчас наша структура
выглядит так:
ЗАМЕЧАНИЕ О ФАКТИЧЕСКОЙ СТОРОНЕ ВОПРОСА
Все эти замечания об эмоциональном накале не отменяют того, что ваши аргументы должны соответствовать истине.
Ориентируйтесь на то, что в зале сидит один эксперт, и если повторение общеизвестных вещей он вам простит,
то за откровенное вранье или плохо подготовленный фактический материал он вас похоронит первым же вопросом из зала.
Тщательно готовьте матчасть.
РАЗВЯЗКА
Это почти финал нашего драматического пути. Мы показываем, что проблема решаема. Просто и без прикрас. Здесь важно
не потерять доверие слушателя. Если он не ждал, что ему сейчас будут продавать, лучше не продавать. Особенно это
актуально на тематических конференциях, куда люди приходят за новыми знаниями.
Если же все понимают, что ваша задача - продавать, то вы не обманите ничьи ожидания. Смело продавайте. Своя
мини-развязка может быть и у каждого отдельного аргумента. Но тогда финальное решение должно быть всеобъемлющим
и мощным, чтобы соответствовать кульминации.
ЭПИЛОГ
Хорошим тоном будет включить в презентацию структурный элемент эпилога: когда вы говорите, что делать, если у кого-то
остались вопросы, предложения и замечания. Но, опять же, следите за нуждой. Слишком много просьб и способов с вами
связаться намекнут читателям, что вы все это время были не слишком уверены в себе.
А вот хороший вопрос в зал или приглашение поучаствовать в мотивированном обсуждении - это хорошо.
Мы с коллегами собираем коллекцию примеров неправильного управления в компаниях.
На таком-то сайте есть то, что мы уже нашли, а если вы сталкивались с идиотизмом на своем рабочем месте, мы будем
рады это тоже опубликовать.
Все на местах
Наша структура теперь выглядит так:
Заметьте: это всего лишь структура речи и карта эмоциональной напряженности. Это еще не слайды и не конкретные
слова. Когда вы будете делать слайды, вы выстроите свой рассказ в линейную историю, подобно такой:
Но об этом в другой раз.
Напоследок - резюме:
Сначала структура. Слайды, слова и даже исходные материалы собирайте только тогда,
когда понятна структура.
Структура основывается на двух технологиях: рационального доказательства (контекст -
тезис - аргументация) и эмоциональной драмы (завязка - кульминация - развязка). Первая технология нужна для
убедительности, и без нее ваша речь будет фарсом. Вторая технология - для вовлечения аудитории, без нее все
уснут.
Ничто в структуре не случайно. Аргументы расставлены по усилению эмоционального
напряжения. Сначала контекст, потом проблема, потом решение. От простого к сложному. От известного
к неизвестному.
Человек запомнит то, что вызвало эмоции.
Знайте ожидания аудитории и не подводите. Если от вас ожидали полезный материал,
не заменяйте его продажей. Превосходить ожидания - да. Разочаровывать - нет.
ВСЕ НЕ ТАК СТРАШНО
Сейчас может казаться, что такую структуру сложно составить и тем более сложно реализовать. Это не так. Когда
мы делаем презентацию без продуманной заранее структуры, мы, на самом деле, проделываем еще более сложную
работу.
Уже сам факт того, что вы сядете за структуру презентации до того, как откроете редактор слайдов - уже половина
успеха.
Успешной презентации!
Фотография в начале - Иэн Джонстон. В хорошей презентации все на своих местах.