Все мои презентации, за которые я когда-либо брался, пестрят красками и обилием картинок, в пределах разумного конечно. Это мое убеждение, что презентация – это не сухая выкладка данных, это графическая опора докладчика, которая позволяет образно показывать моменты связи и зависимости, а также подчеркивать важнейшие моменты, которые должны запечатлеться в памяти слушателя. Очень весомый вклад в достижение этой цели вносят анимация объектов, наличие клип-арт графики и схемы SmartArt, даже тогда, когда практически всем исходным материалом для доклада-презентации служат однообразные гистограммы и таблицы.

Кроме того, когда я делаю презентацию, которая будет показываться на неизвестном устройстве, который я и в глаза не видел, то дабы избежать неприятных моментов, при сохранении всегда стараюсь внедрять шрифты в презентацию. К примеру, даже, казалось бы, уже привычных Calibri или Cambria нет среди стандартных шрифтов в ОС Windows XP, поэтому они заменяются другими и из-за этого «плывут» заголовки и ранее удачно гармонирующая текстовка в слайде.

Все это приводит к изрядному «ожирению» файла с презентацией, этот минус, конечно же, перекрывается результатом, поэтому ранее размер презентации никогда не стоял на повестке дня. Все изменилось, когда практически в последний момент, перед самым завершением создания презентации, мне поставили условие в размере файла - не более 3 Мб., собственно здесь постараюсь описать все то, что будет полезно знать, если вам также потребуется урезать размер презентации.

Внешнее сжатие файла

Когда сжать файл нужно лишь по той причине, что он большой для пересылки по электронной почте или размер больше чем ограничение файлообменника, то самый правильный способ справиться с этой проблемой – это архивирование. Даже вездесущий WinRar при максимальном сжатии поможет выкроить заметные килобайты-мегабайты.

Почему правильный? Потому что любой другой способ уменьшения размера файла презентации подразумевает жертву чем-то – качеством, возможностью редактировать, функциональностью и т.п. В то же время, сжатие архиваторами позволяет максимально сжать файл, с возможностью восстановления его первоначального вида при разархивировании без потери в качестве.

Внутреннее сжатие или хитрости PowerPoint для урезания размера

ФОРМАТ ФАЙЛА

Должно быть, вы это уже давно заметили, но на всякий случай напомню, файлы.ppt (формат презентации Office 2003 и ниже) и.pptx (формат презентации Office 2007 и выше) даже при одинаковом содержании всегда будут разниться в размере, это связанно с оптимизацией архитектуры кода файлов начиная с 2007-го офиса, то есть файлы сохраненные в формате.pptx всегда будут меньше размером. Единственный риск, который вы при этом испытаете, так это то, что презентация не сможет быть прочитана Office 2003 без специального обновления.

ШРИФТЫ

Как я уже говорил, чтобы избежать неприятных моментов, всегда стараюсь внедрять шрифты в презентацию, это значительно способствует увеличению размера файла презентации – иногда в три, а то и в четыре раза.

В настройках по умолчанию, такое внедрение шрифтов отключено, чтобы отменить внедрение шрифтов в файле с презентацией, необходимо кликнуть в верхнем меню кнопку Файл, затем из выпадающего списка выбрать пункт Параметры , в параметрах перейти на вкладку Сохранение и убрать галочку напротив пункта Внедрить шрифты в файл , подтвердить изменения параметров кликнув кнопочку ОК и заново сохранить файл презентации.

Минусом отказа от внедрения шрифтов в презентацию, является то, что вы должны использовать только стандартный набор шрифтов при стилизации слайдов и ни в коем случае не использовать художественные и прочие красивые редкие шрифты. Ниже, под спойлером, указана табличка с перечнем шрифтов и их наличием в операционных системах семейства Windows.

Поддержка стандартных шрифтов семейством ОС Windows

Название шрифта
Estrangelo Edessa
Franklin Gothic Medium
Georgia Italic Impact
Lucida Sans Console
Lucida Sans Unicode
Modern MS Sans Serif
Palatino Linotype

КАРТИНКИ

Сжатие и автоматическое обрезание отсеченных краев картинок наиболее популярная рекомендация по сокращению размера презентации, но, в то же время, она является наиболее весомым инструментом, влияющим на видимое качество презентации.

Сжимать картинки можно поштучно , для этого необходимо выделить саму картинку, активировать вкладку Работа с рисунками на верхней панели инструментов, кликнуть кнопку Сжать рисунки , в отрывшемся диалоговом окне выбрать качество до которого нужно сжать рисунок (чем меньше разрешение, тем лучше сжатие, но тем хуже качество)

А можно сжать все картинки разом убрав галочку Применить только к этому рисунку оперируя на всплывающем окошке описанном выше. Также сжать все картинки разом можно при сохранении файла презентации, для этого жмем кнопку Файл в левом верхнем углу панели инструментов, выбираем пункт Сохранить как , на всплывшем окошке справа внизу ищем выпадающее меню Сервис и кликаем Сжать рисунки… , после чего также провести настройки сжатия по тому же принципу что описан выше.

Подобное сжатие размера файла позволяет уменьшить презентацию, понятное дело, тем заметнее, чем больше в презентации картинок.

ЭФФЕКТЫ И АНИМАЦИЯ

Среди рекомендаций по сжатию презентаций часто встречаются такие, которые рекомендуют ограничиться использованием стилей переходов между слайдами и анимацией объектов. На самом деле, информация об этих эффектах занимает в достаточной степени скромное место в размере файла, чтобы не обращать на эту рекомендацию никакого внимания.

ОБЬЕКТЫ SMARTART

Небольшое «шаманство» над этим замечательным и удобным инструментом, для придания современности стиля презентации, позволит также уменьшить размер презентации. Под «шаманством» подразумевается преобразование объектов SmartArt в фигуры, для этого нам потребуется выделить поле с объектом SmartArt, кликнуть по нему правой кнопкой мыши и в выпадающем списке выбрать Преобразовать в фигуры .

Экономия занимаемого места файлом презентации будет достигнута благодаря тому, что из файла будет убрана информация по гибкой настройке такого объекта. Текст отредактировать, изменить заливку, цвет, размер – все это по-прежнему можно будет изменить и в случае работы с фигурами, но вот об изменении макета этих фигур, секундному добавлению еще одного блока или про гибкую реакцию размера шрифта от увеличения или уменьшения объёма текста в соседнем блоке – об этом можете забыть.

ГРАФИКИ И ДИАГРАММЫ

Метод, предполагающий уменьшение размера презентации за счет преобразования графиков и диаграмм, я бы назвал «последним аргументом». Прибегать к этому методу я бы советовал лишь в тех случаях, когда вы исчерпали возможности сжатия за счет всех выше описанных методов, но еще не достигли целевого размера файла.

Суть метода сводится к тому, что мы преобразовываем внедренные диаграммы в картинки, для этого выделяем диаграмму на слайде презентации, копируем ее (права кнопка мыши – копировать или комбинация клавиш Ctrl+C), затем на любом месте слайда жмем правую кнопку мыши и выбираем параметры вставки – Рисунок , исходную диаграмму, разумеется, удаляем.

Экономия размера файла достигается за счет того, что удаляются из презентации все исходные данные для построения или изменения диаграмм, а также возможности настраивать внешний стиль элементов диаграммы – цвета, шрифты, линии, тени, то есть график просто фиксируется как фотография и его дальнейшее изменение невозможно.

После преобразования графиков в картинки, можно еще раз воспользоваться инструментом сжатия картинок, но потеря качества скорее окажется настолько существенной, что вы откажетесь от этой мысли.

Не секрет, что львиную долю информации в презентации составляют графики и картинки. Именно из-за последних размер файла может составлять 20-60 Мб. Чтобы вы могли без ущерба качеству переслать свое творение на согласование по электронной почте, размер файла можно уменьшить, сжав входящие в презентацию картинки.

Откройте файл презентации, размер которой вы хотите уменьшить. Нажмите в левом верхнем углу окна программы на «Файл» и кликните по «Сохранить как». Выберите название и место сохранения файла.

В открывшемся окне в нижней части рядом с кнопкой «Сохранить» нажмите на «Сервис» и в падающем списке выберите «Сжать рисунки…». Далее появится окно, где вы можете выбрать различные способы сжатия выбранного изображения, например, такие, как качество изображения.

Также вы можете определить, хотите ли сжать и другие изображения из презентации. С помощью опции «Использовать разрешение документа» можно сжать размер изображения до выбранного количества пикселей на дюйм «Файл | Параметры | Дополнительно».

Если активировать опцию «Удалить обрезанные области рисунков», то PowerPoint удалит у обрезанных заранее изображений ненужные области. После завершения работы над изображением нажмите на «ОК», чтобы подтвердить внесение изменений.

Фото: компании-производители

Презентации PowerPoint зачастую получаются довольно «тяжелыми», что затрудняет их передачу по сети и использование на слабых ПК и ноутбуках. Не многие однако знают, что размер практически любой презентации можно сократить минимум в несколько раз. При помощи каких приемов это можно сделать – рассмотрим в данной статье.

1. Сохраняйте в PPTX

Формат PPTX был реализован Microsoft в Office 2007, однако до сих пор то ли по привычке, то ли руководствуясь еще какими-то соображениями, пользователи сохраняют презентации в устаревшем PPT.

Сохранение (либо конвертация) в pptx позволяет существенно уменьшить размер файла. Наглядный пример:

Ничего в презентации не менял кроме автоматической конвертации (преобразования) из ppt в pptx средствами самого Powerpoint (Файл — Сведения — Преобразовать):

2. Вставляйте изображения правильно

Если вы вставляете картинки в слайды, используя буфер обмена (копирование-вставка), то вы делаете неверно. Используйте стандартную функцию вставки изображений:

Зачастую при использовании метода вставки путем CTRL+C/CTRL+V картинка JPEG автоматически конвертируется в PNG либо BMP формат, который сам по себе гораздо «тяжелее». Вот пример одной и той же картинки в разных форматах при одинаковом разрешении:

Используя стандартную функцию вставки, вы гарантированного избежите подобного ненужного преобразования графики.

По этой же причине всегда старайтесь избегать использования BMP, PSD, TIFF и пр. — конвертируйте их в более легкие форматы. Например, при помощи .

3. Не используйте встроенный редактор графики

Перед тем как вставлять какое-либо изображение в презентацию, убедитесь, что оно не нуждается в редактировании. В противном случае сначала используйте любой сторонний редактор (Photoshop, Gimp, Paint и пр.) для внесения правок и только потом вставляйте окончательный вариант.

Когда вы изменяете картинку средствами самого PowerPoint, то он сохраняет все внесенные правки как часть презентации. Например, если вы переводите изображение в черно-белый формат, то программа сохраняет и исходное цветное изображение. Это создает дополнительные килобайты, которые не играют никакой роли, и «раздувает» общий файл.

4. Используйте сжатие графики

Откройте презентацию, нажмите CTRL+SHIFT+S (Сохранить как). В открывшемся окошке в выпадающем списке выберите опцию «Сжать рисунки»:

В параметрах сжатия установите переключатель напротив опции «Электронная почта». Сохраните презентацию.

Вы также можете предварительно сами оптимизировать вес изображений, сжав их при помощи .

5. Не используйте внедренные шрифты

Если вы используете в презентации какие-то уникальные шрифты для придания ей оригинального стиля оформления, то использование внедренных шрифтов будет оправдано. Однако если вы используете стандартные шрифты, то отключение данной опции может существенно (в два и более раза) уменьшить общий размер файла презентации. Пример:

Отключить внедренные шрифты можно в настройках PowerPoint: Файл – Параметры – Сохранение

6. Проверьте скрытые данные

Microsoft Office сохраняет по умолчанию целый ряд персональной, а также скрытой информации. Перейдите на вкладку Файл — Проверка презентации — Инспектор документов.

В открывшемся окошке отметьте галочками те данные, которые вам не нужны в ppt файле:

Особое внимание следует уделить таким «тяжелым» опциям как:

• Контентные надстройки
• Внедренные документы
• Невидимое содержимое на слайде
• Содержимое вне слайда и пр.

Для большинства пользователей правильным выбором будет выставление всех галочек – это очистит презентацию от возможного мусора и сократит её размер.

7. Правильно ссылайтесь на файлы

Допустим, вы планируете демонстрацию какого-либо видеофайла. Если вы разместите его в слайде путем обычной вставки с компьютера, то тем самым значительно увеличите общий размер презентации.

Оптимальным вариантом будет залить видео на файлообменный сервис, например, Youtube или Vimeo, и встроить его в слайд, используя прямую ссылку либо код внедрения (embed code).

Само собой разумеется, что в данном случае ПК или ноутбук для воспроизведения видео должны быть подключены к Интернет.

Кстати таким же образом можно размещать в презентации и картинки, просто указывая на них URL, а не вставляя их непосредственно в слайд. Это тоже существенно облегчит общий вес презентации.

Путем оптимизации изображений и конвертации OLE-объектов можно существенно сократить размеры файла презентации.

Как правило, верстая на скорую руку презентацию в PowerPoint, особо не заботишься об оптимизации, и, как следствие, конечный файл "раздувается" до внушительных размеров из-за обилия несжатой графики и всевозможных элементов, импортированных из других программ. Отсюда возникает насущный вопрос: можно ли минимальными средствами и, не нарушая структуры документа, хоть немного уменьшить объем такого документа?

Отчасти эта задача решается использованием функции сжатия изображений, присутствующей в последних релизах PowerPoint и находящейся в меню "Файл -> Сохранить как... -> Сервис -> Сжать рисунки...". Но, как показывает практика, головокружительных результатов от этого инструмента не получить, да и не у каждого пользователя возникнет желание апгрейдиться до новой версии пакета Microsoft Office.

Впрочем, безвыходных ситуаций не бывает, поэтому мы рекомендуем взять на заметку еще один рецепт, который заставит PPT-файлы похудеть и сбросить "вес". Предлагаемый способ основан на использовании утилиты NXPowerLite от английской компании Neuxpower Solutions.

Упомянутая программа функционирует на всех версиях ОС Windows и поддерживает работу с презентационными документами, созданными в Microsoft PowerPoint 97, 2000, 2002, XP, 2003; OpenOffice.org Impress 1, 2; Sun StarOffice Impress 7, 8. Утилита абсолютно самостоятельна и не требует обязательного наличия какого-либо из перечисленных выше продуктов. Стоит все это удовольствие 46,5 доллара США, но сберечь полсотни "зеленых" поможет пробная версия NXPowerLite, оптимизирующая лишь десяток файлов (после этого потребуется ввести код активации).

Для загрузки доступны две редакции утилиты - Standard Edition и Integrated Edition. Первая не требует предварительной установки и запускается парой щелчков мыши по единственному исполняемому файлу размером в 490 кб. Вторая же, напротив, поставляется с инсталлятором (570 кб) и интегрируется в состав PowerPoint (начиная с 2000-ной линейки) и Windows Explorer. Избегая излишнего захламления и без того перегруженного интерфейса Windows, остановимся на стандартной версии.

Запускаем, выбираем язык интерфейса (английский, немецкий, французский или датский) и погружаемся в настройки. Их немного, но парочка точно заслуживает внимания - это уровень компрессии и функция оптимизации объектов, импортированных из других программ.

Выставляя степень сжатия, рекомендуем выбрать Custom compression и прогуляться по доступным параметрам. Галочка напротив Allow image cropping заставит утилиту порезать части изображений, не попадающих в "кадр", пункт Allow image resizing активирует функцию уменьшения размеров картинок, а Allow JPEG compression пригодится для сжатия графики.

Документы PowerPoint благодаря поддержке технологии OLE (Object Linking and Embedding) частенько изобилуют объектами, импортированными из сторонних программ, например, Excel, Visio и др. Включенная функция Flatten embedded documents утилиты NXPowerLite позволяет принести в жертву эту универсальность в целях экономии места, сконвертировав все встроенные модули в картинки. Естественно, редактировать эти объекты уже не получится.

Сложно, рассматривая программу для сжатия данных, обойтись без скромного ее тестирования. Взгляните на наш результат, полученный при максимальном уровне компрессии.

для начинающих и не только

Уважаемые поклонники PowerPoint!
Я не буду останавливаться на общих моментах создания презентаций, о которых можно прочитать в любом пособии или найти в статьях интернета. Будем говорить о конкретных вещах на конкретных примерах. Не ищите логической последовательности в очередности моих tips & tricks. Некоторые советы покажутся слишком простыми опытным, но пригодятся начинающим пользователям, например, когда речь пойдет о наиболее распространенных ошибках. Сразу предупреждаю, что я-такой же любитель, как и вы. Раньше часы, а то и дни уходили на то, что сейчас я могу сделать за несколько минут. И многому еще предстоит научиться. Это так увлекательно! Белой завистью завидую тому, кто умеет рисовать, знает программирование и пользуется фотошопом. Я делаю презентации в PowerPoint 2007. К сожалению, когда сохраняешь их в PowerPoint 97-2003, они очень увеличиваются в размере, иногда в разы, что не очень удобно для публикации.

Как уменьшить размер презентации (продолжение)

Решений может быть несколько в зависимости от ваших целей.

1. Если нужно уменьшить размер презентации для пересылки, не забудьте файл заархивировать.

2. Если хотите сохранить файл РРТ 2007 в формате 2003, то в любом случае он будет больше оригинала. Чем больше элементов работы с графикой и шрифтами, отсутствующих в более ранней версии PowerPoint, вы задействуете, тем больше будет разница в весе этих двух вариантов презентаций. Но кое-что все же сделать можно. Совет по этой теме .

3. Если вы создали презентацию, и вас просто не устраивает ее размер, проверьте следующее:

• сколько кб весит пустой шаблон вашей презентации. В интернете можно найти красивые шаблоны, но хорошего качества изображение фона или элементы анимации могут оказаться весом более 1 мб.
• выбирайте рисунки нужного вам размера и типа, но небольшого объема в пикселях. Например, рисунок или фото в формате png всегда больше, чем формат jpg.
• В PowerPoint 2007 можно неплохо сжать рисунки прямо в самой презентации. Если хотите провести эту манипуляцию со всеми рисунками сразу, выделите любой из них и на панели вверху найдите "работа с рисунками" → "формат". Слева на панели нажмите "сжатие рисунков" (№1). Сохраните изменения. Когда я просматривала свои старые презентации, где еще не пользовалась этой функцией, и попробовала данный прием, некоторые работы сократились в объеме в несколько раз!

Один нюанс: после сжатия проверьте свои анимашки, если они есть в презентации, так как некоторые из них могут перестать двигаться. Исправить положение можно двумя способами:

1. заново вставить анимацию на слайды
2. сжимать рисунки по одному, т.е. не все сразу, а только выделенные (№2).