Об управлении документами с помощью облачных ИТ-моделей разговоры начались лет пять назад, тогда же стали появляться первые предложения на рынке. В тот момент многие эксперты говорили о том, что именно СЭД-направление может стать одним из лидеров среди разного рода прикладных систем предприятий в плане использования облачных сервисов, однако довольно быстро стало понятно, что эти прогнозы не оправдались. Какое-то продвижение здесь, конечно, было, но совсем не такое стремительное, как виделось поначалу.
Каково же положение дел с использованием облачных систем документооборота сейчас? Какие наблюдаются тенденции, каковы трудности и как они решаются? За ответами на эти вопросы мы обратились к экспертам - разработчикам и пользователям средств СЭД/ECM.
Облачные модели использования СЭД
Облачные вычисления - это общая концепция, которая подразумевает, что заказчик в той или иной степени и в тех или иных форматах использует те или иные вычислительные ресурсы ИТ-поставщика на условиях аренды. Такая формулировка показывает, что уровень облачности ИТ-систем может изменяться в довольно значительном диапазоне, и этот уровень зачастую не определяется какой-то одной характеристикой, а является многопараметрическим.
Наверное, эта многопараметричность особенно характерна для сферы управления документами. Ведь тут могут применяться различные варианты облачных моделей, например SaaS (готовые облачные сервисы, за которые полностью отвечают облачные провайдеры) или размещение традиционных онпремис-решений в облачной IaaS-инфрастуктуре (тогда провайдер отвечает за инфраструктуру, но не за само программное решение). Возможны и гибридные схемы, когда СЭД-решение развертывается на площадке заказчика, а облако используется как хранилище документов. Так что же мы имеем в виду под определением «облачные СЭД» или «документооборот в облаках», какие модели наиболее востребованы на рынке?
Директор по маркетингу DIRECTUM Василий Бабинцев подтверждает востребованность у заказчиков различных облачных вариантов, основным из которых является SaaS-решение в публичных и частных облаках. По его словам, заказчики рассматривают и IaaS-решения в частном облаке на базе обычной онпремис-системы, и гибридные схемы с выносом части бизнес-функций за контуры облака (таких, как сканирование и распознавание документов, подготовка сложной отчетности, документообмен с контрагентами, долговременное хранение документов). Отдельно он отмечает, что в рамках реализации облачных моделей вендоры СЭД могут использовать партнерские отношения с сервис-провайдерами, но широкого спроса на СЭД-решения через провайдеров пока не видно.
Менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн» Алексей Рождественский считает, что правильнее под термином «облачная СЭД» понимать модель SaaS, которая по сравнению с традиционным онпремис-вариантом принципиально меняет отношения потребителя и поставщика, в том числе схему внедрения и эксплуатации системы. В этом случае облачная СЭД становится больше похожей на онлайновый вариант коробочного решения по подписке, которое не требует установки, настройки, длительного обучения и технического обслуживания. Да, отмечает он, заказчики иногда переносят онпремис-решение в облачную инфраструктуру, но это практически никак не отражается на принципах работы с самой СЭД. Поставщиками же SaaS-решения могут быть и вендоры, и их партнеры, при этом варианты их взаимодействия могут быть различными. Чаще всего облачным поставщиком сегодня выступают традиционные партнеры-внедренцы, которые ориентируются на коробочные версии СЭД, а не на сложные заказные проекты.
Учитывая многообразие сферы применения СЭД и то, что рынок облачных СЭД находится еще в стадии формирования, вендоры должны быть готовы работать с разными моделями в зависимости от потребностей заказчика, уверен ведущий консультант компании «ИнтерТраст» Илья Ипатов. По его словам, магистральным направлением все же является вариант SaaS, когда продукт находится на внешних ресурсах (в частном или публичном облаке) и используется через веб-интерфейс либо толстый клиент, установленный на рабочем месте пользователя. Пользователю достаточно пройти идентификацию и приступить к работе со своим экземпляром системы - в той конфигурации, которую он заказал. Настроить систему он может как самостоятельно, так и с помощью специалистов поставщика. Принципиальным преимуществом SaaS-варианта, по мнению Ильи Ипатова, является по сути автоматическое решение всех аспектов масштабирования системы (увеличение мощностей, предоставление дополнительного дискового пространства или подключение новых пользователей), при этом нет необходимости заключать новый договор и ждать предоставления лицензий от вендора - в облаке для этого существуют простые настройки биллинговой системы.
Он отметил, что сегодня мало кто из российских разработчиков СЭД может пойти на создание собственного ЦОДа для развертывания SaaS-сервиса. Обычно вендор самостоятельно находит и арендует мощности ЦОДа, а в дальнейшем сам занимается продвижением и продажей услуг, тиражированием системы. Но при этом владелец ЦОДа может стать партнером - тогда, проведя обучение своего персонала, ЦОД выступает уже как сервис-провайдер, продающий решение данного вендора, а может быть, и несколько продуктов различных разработчиков. По мнению Ильи Ипатова, довольно перспективной видится модель, когда вендор использует ресурсы внешнего ЦОДа, но перед развертыванием системы проводит специальное анкетирование клиента на своём сайте. Кроме того, поставщиком СЭД в облаке может быть и заказчик - в том случае, если он создает частное облако и в дальнейшем предоставляет сервис собственным дочерним или же внешним организациям.
Начальник отдела развития ЕСМ-решений компании ЭЛАР Дмитрий Шмайлов согласен с тем, что понятие «облачная СЭД» все же ассоциируется в первую очередь с SaaS, и считает, что ключевым новшеством облачных схем является вынос самих систем документооборота на аутсорсинг. «Сегодня такой подход находит все больше понимания и расположения со стороны бизнеса, в первую очередь благодаря перспективе снижения затрат по критерию совокупной стоимости владения, - говорит он. - На российском рынке существуют ИТ-компании, имеющие экспертизу для обеспечения безопасного и надежного сервиса, в большинстве случаев поставщиками таких решений являются интеграторы, обычно плотно сотрудничающие с вендорами и владеющие набором услуг, в которых нуждается заказчик». Эксперт отмечает, что реализация гибридной схемы и интеграция облачного сервиса с онпремис-архитектурой может стать альтернативой для тех клиентов, которые хотят оставить последнее слово за собой. Перспективным вариантом является также использование облака как электронного хранилища. Но выбор модели реализации обычно зависит от ИТ-директора и ИБ-службы предприятия.
Текущее положение дел с применением облачных СЭД
Насколько облака востребованы сегодня со стороны заказчиков? Судя по ответам наших экспертов, направление это находится, скорее, в начальной фазе формирования, однако наблюдается все более устойчивый рост облачной доли на СЭД-рынке.
Об этом, в частности, говорит Алексей Рождественский: «Рынок облачных СЭД в России еще только формируется, и сегодня на нем очень мало игроков. Связано это с тем, что со стороны заказчиков ещё очень слабый спрос на такие решения, к облакам многие только присматриваются и максимум делают там небольшие пилотные проекты, о крупных облачных внедрениях речь пока не идет. Если говорить о тенденциях, то я отметил бы, что облака начинают восприниматься всерьез, наши заказчики все чаще просят подготовить расчет стоимости аренды облачной инфраструктуры для своих проектов». По его мнению, сейчас облачные решения интересны в первую очередь коммерческим компаниям, у которых нет жестких требований по безопасности, как, например, в государственном секторе, и которым в кризис необходимо максимально оптимизировать свои затраты, но при этом не потерять эффективность.
Василий Бабинцев подчеркивает, что при реализации СЭД-проектов заказчики руководствуются прежде всего вопросами экономической эффективности, в то же время проявляя понятную осторожность в отношении новых идей. Он привел данные исследований, которые его компания проводила среди заказчиков в 2014–2016 гг.: наибольший интерес к SaaS-моделям показали представители сектора СМБ и московские организации (при этом неважно - используют они СЭД или не используют). Предприятия, на которых уже имеются СЭД, более консервативны в вопросах смены архитектуры и предпочитают оставаться в онпремис-модели. Крупный бизнес рассматривает возможность использования SaaS при подключении новых бизнес-функций. Все компании, вне зависимости от категории и размера, пока с опаской относятся к переносу части бизнес-процессов за внешний контур (публичные облака), особенно это касается финансовой сферы. Но малый бизнес, в силу ограничений в ИТ-инфраструктуре, в ряде случаев форсирует переход к облачному обмену электронными документами с деловыми контрагентами. Те крупные заказчики, которые используют облачные сервисы, все же хранят документы в своих закрытых корпоративных системах.
Более оптимистичную оценку дает Дмитрий Шмайлов: «В России многие компании переходят в облака». При этом он подтверждает, что активнее это делают СМБ-заказчики; тенденция включать в ИТ-стратегию облачные сервисы со стороны крупного бизнеса и госучреждений стала заметной только в последнее время.
Есть, однако, и другие точки зрения. «Мы считаем, что крупный и средний бизнес не готов к классической модели облачной СЭД, - утверждает генеральный директор компании „Логика бизнеса“ (ГК „АйТи“) Виктор Вайнштейн. - Классическая реализация современной СЭД изначально представляет собой облачное решение, просто частное облако, в котором она размещена, „живет“ у заказчика в его ЦОДе. С точки зрения технологии облачное решение подразумевает, что оно масштабируется по облачной модели, добавлением вычислительной мощности и систем хранения. Что касается малых компаний, то специализированная СЭД, даже облачная, им сейчас особо не нужна. На мой взгляд, малый бизнес обратит внимание на специализированные СЭД (облачные) в том случае, если в них будет встроена функциональность юридически значимого документооборота, в том числе, конечно, электронная подпись. Сейчас в сегменте крупного бизнеса потребности в облачных СЭД нет, а время малых предприятий еще не пришло».
Что влечет заказчиков в облака?
По мнению наших экспертов, главная привлекательность облачных СЭД для заказчиков заключается в возможности снизить общую стоимость владения. Хотя вполне вероятно, что такое представление о достоинствах облаков не совсем верно, и это создает определенные проблемы, поскольку реальность не всегда оправдывает ожидания. На самом деле очень важно, чтобы компании ясно представляли преимущества и недостатки новых моделей, чтобы не ошибиться с выбором нужного им варианта автоматизации.
Руководитель департамента Финансового университета при Правительстве Российской Федерации Владимир Соловьев среди возможных преимуществ облаков в первую очередь видит именно финансовую составляющую: «Основной драйвер перевода в облако - экономическая целесообразность. То есть облачный документооборот в качестве замены локальному можно рассматривать либо в том случае, если покупка облачной услуги будет дешевле ее развертывания в инфраструктуре организации, либо если при сравнимой стоимости увеличивается продуктивность работников, например, за счет сокращения времени простоя СЭД или за счет увеличения скорости ее работы. Совершенно не очевидно, что облачный вариант дешевле... Собственно, поэтому у нас СЭД на 1300 пользователей развернута внутри университета. Но если бы облачный вариант был хотя бы раза в четыре дешевле, то, конечно, я голосовал бы за облако».
Алексей Рождественский сформулировал три облачных достоинства, с которыми согласны все эксперты: 1) сокращение расходов на приобретение и облуживание оборудования; 2) более гибкая ИТ-инфраструктура, которую в любой момент времени можно быстро поменять под задачи бизнеса; 3) гарантия безопасного хранения данных, обеспечиваемая провайдером (резервное копирование, системы безопасности и т. д.).
Уточняя эти тезисы, Дмитрий Шмайлов подчеркивает, что облачные решения точно дают сокращение капитальных затрат и более гарантированный успешный результат при внедрении СЭД. Что же касается эксплуатационных затрат, то ответ не является столь же однозначно положительным, и в любом случае здесь нужно учитывать не только чисто финансовые затраты, но и качественный выигрыш для заказчика. В частности, экономия денег может достигаться за счет оплаты только используемых ресурсов и оперативного приобретения мощностей под конкретные задачи. Качественные улучшения могут быть связаны с обеспечением сохранности документов и защищенного доступа к ним. Только сейчас российские заказчики начинают осознавать другие, возможно, более важные достоинства облаков, такие как поддержка мобильности современного бизнеса за счет гибкости и масштабируемости облачных решений (подключение необходимого количества пользователей, территориальная и временная независимость). К преимуществам облачного документооборота по модели SaaS нужно отнести также обеспечение поставщиком отказоустойчивости решения, единую версионность для пользователей и как следствие - стандартизацию документооборота и работу в понятном для участников интерфейсе.
Минимизация капитальных затрат особенно интересна для малых и средних компаний, у которых, как правило, нет своей ИТ-инфраструктуры и больших бюджетов на закупку и внедрение ПО, но есть ограничения по расширению ИТ-служб, отмечает Василий Бабинцев. При этом они имеют возможность получить доступ к решениям корпоративного уровня, которые раньше были им практически недоступны (по цене, по сложности внедрения). Крупных же заказчиков, по его мнению, в облаках привлекает возможность опробовать новые процессы. Облачные сервисы позволяют, не изменяя текущую архитектуру, протестировать новые бизнес-решения ECM-систем и, если они окажутся удобными и эффективными, внедрить их в свою инфраструктуру. Если же новые процессы касаются работы с внешними контрагентами, то такие сквозные бизнес-решения могут закрепиться и на уровне облаков, при этом текущие пользователи этого не заметят, продолжая работать в интерфейсе привычной ECM-системы.
Однако заказчикам нужно иметь в виду и проблемные стороны облачных СЭД. Говоря об этом, Илья Ипатов обращает внимание на то, что способность облачного решения к кастомизации существенно меньше, чем в случае с традиционными проектами внедрения, когда могут быть реализованы практически любые требования заказчика. Уникальные доработки в облачном решении фактически невозможны - это обойдется слишком дорого. Но зато для облачной СЭД нет необходимости держать в штате администраторов. «Целевую аудиторию облачных СЭД составляет средний и малый бизнес, а также государственные организации муниципального уровня, - считает он. - Эта категория заказчиков готова мириться с некоторыми ограничениями в функциональности ради того, чтобы получить минимальную стоимость услуг. А вот крупные заказчики обычно заинтересованы в том, чтобы функциональность СЭД была максимально широкой и при этом соответствовала уникальным требованиям и сложившимся в организации традициям документооборота. Реализовать этот подход в облаках вряд ли возможно».
Что мешает и что помогает вендорам и заказчикам внедрять облачные СЭД
Создание собственно облачной СЭД технических проблем не вызывает, считают эксперты. Уже существующие онпремис-решения хорошо переносятся в облако, и этого обычно бывает достаточно для удовлетворения сегодняшних потребностей заказчиков, хотя потом все же нужно заниматься оптимизацией архитектуры системы под облачный вариант.
Но, как отмечает Дмитрий Шмайлов, серьезным делом для вендоров является то, что им нужно или становиться провайдерами, или учиться сотрудничать с провайдерами, главными задачами становятся обеспечение катастрофоустойчивости предлагаемых решений, непрерывности доступа к сервису, соблюдение уровня качества услуг по требованиям заказчика. Еще, с нормативной точки зрения с учетом постоянно меняющихся экономических и политических условий, немаловажная роль отводится пожеланиям по размещению дата-центров на территории России, соблюдению требований к конфиденциальности.
Нужны также новые форматы оформления договорных отношений с заказчиком. «Мы создали новую организационную модель быстрых продаж от первого контакта с потребителем до выставления счета и автоматического создания облачного экземпляра СЭД. То есть нормативно перешли на модель договора присоединения (оферты), - говорит Василий Бабинцев. - При этом процесс проходит в электронном виде, клиент начинает работать в системе уже в день обращения. Правда, стоит признать, что не все заказчики готовы работать на безбумажной основе, но это дело времени».
Ключевой же проблемой на пути облаков является недоверие заказчиков. Конечно, резко отрицательного отношения к облакам, как это было еще несколько лет назад, уже нет, но все же большинство компаний проявляют осторожность, причем порой явно излишнюю. «Несмотря на то, что за последнее время многие вопросы безопасности сняты и провайдеры участвуют в регулярных аудитах и проверках, чтобы подтвердить соответствие требованиям стандартов и законодательства, техническое и психологическое сопротивление до конца не снято, - поясняет Василий Бабинцев. - В том числе аргументом является полная зависимость от интернет-провайдеров (и здесь приходится признавать, что нужно будет разворачивать резервные каналы связи). Иногда сталкиваемся и с неготовностью отдельных ИТ-специалистов, которые предвзято относятся к появляющимся на рынке технологиям, и даже явные преимущества в экономической эффективности не всегда могут изменить их приоритеты в отношении безопасности». Впрочем, он признает, что такие проблемы являются чисто техническим аргументом против облачных решений в силу того, что ИТ-инфраструктура компании-заказчика содержит специфические настройки безопасности. К примеру, заказчики могут использовать прокси-серверы с большим количеством ограничений, а некоторые облачные приложения поддерживают специфические протоколы и не умеют работать со всеми типами прокси-серверов. Кроме того, средства мониторинга трафика и утечек информации вносят существенные задержки в работу облачных приложений, что снижает производительность, а в некоторых случаях приводит к невозможности их использования.
Компании встают перед дилеммой: отказываться от облаков или адаптировать собственную ИТ-инфраструктуру к требованиям облачных провайдеров. Точно так же заказчикам нужно принимать или не принимать типовые условия SLA (гарантированная доступность сервиса, время проведения плановых работ, информация о резервном хранении информации и т. д.). Такой вопрос возникает, например, в тех случаях, когда заказчикам не подходит существующий SLA, а специальные условия будут стоить значительно дороже, что затрудняет старт работ. Но, по мнению Василия Бабинцева, практика показывает, что многие проблемы вполне решаемы, поставщики облачных систем и заказчики движутся навстречу друг другу, пытаются максимально сблизить требования и развивать общую инфраструктуру.
Алексей Рождественский уверен, что для устранения недоверия к облачным СЭД отрасль должна накопить критическую массу облачных проектов, продемонстрировав их надежность и безопасность. При этом он отмечает, что пока еще сохраняет актуальность вопрос нестабильности каналов связи, из-за чего могут быть сложности с доступом к облаку.
Однако в разговорах об использовании облаков часто звучит мысль о том, что при переходе от модели онпремис к облаку основная проблема заключается не просто в передаче некоторых ИТ-функций на аутсорсинг, а в необходимости внутренней трансформации самой компании. По мнению Ильи Ипатова, прежде чем передавать на аутсорсинг документооборот или хранение данных, заказчик должен навести порядок в своих бизнес-процессах и регламентах. При этом для использования облака ему зачастую нужно отказаться от собственных уникальных «придумок» (по организации бизнес-процессов) в пользу каких-то стандартных схем. «Одна из главных проблем в том, что заказчик с глубоко кастомизированной СЭД не готов отказаться от привычных схем работы ради уменьшения стоимости владения. Поэтому облачные сервисы СЭД будут больше востребованы новыми заказчиками, внедряющими электронный документооборот с нуля», - говорит он.
Эту же мысль высказывает и Дмитрий Шмайлов: «Изменение бизнес-процессов, связанных с переходом на облачный документооборот, предполагает работу по организационным переменам - как показывает практика, любые трансформации в бизнес-процессах встречают сопротивление в компании со стороны пользователей ИТ. Исполнитель же должен не только разработать оптимальную стратегию перевода документооборота в облачный сервис, но и взять на себя ответственность за ее реализацию».
Проблема доверия к облачным СЭД напрямую связана с повышением доверия к конкретным провайдерам, уверен Владимир Соловьев: «Вопрос, что будет, если провайдер потеряет все данные, остается актуальным в силу того, что поставщики облачного документооборота по масштабу не сравнимы с Microsoft, AWS, Google».
«Чисто технических проблем при переходе на облачный уровень крайне мало, если переход осуществляется на аналогичную систему, а в случае перехода на новую систему проблем не больше, чем при любой локальной миграции, - считает Сергей Авдалян, независимый эксперт, имеющий большой опыт работы руководителем ИТ-службы на стороне заказчика. - Основные приемы переноса данных достаточно стандартны и не представляют особых сложностей для специалистов уровня администратора систем и баз данных. Гораздо больше проблем лежит в области организационных и нормативных вопросов, а также вопросов безопасности. Многие руководители, особенно в российских компаниях, откровенно не доверяют хранение основных мастер-данных компании о клиентах, продуктах, услугах, технологиях, ноу-хау (которые по сути и составляют ценность предприятия) сторонним компаниям, понимая, что риски потери и утечки этих данных могут стать последним шагом к уничтожению бизнеса».
Типовые заблуждения заказчиков (по мнению вендоров) в отношении облачных СЭД-сервисов
· облачная СЭД сильно урезана в функциональности, ее трудно адаптировать к требованиям заказчика и интегрировать с существующими онпремис-решениями (в основном сравнивают с бесплатными потребительскими облачными сервисами, хотя корпоративное облачное ПО по управлению документами содержит уже в коробке мощный функционал);
· недостаточный уровень защиты информации при работе в облаке, возможны утечки (здесь требуется серьезная работа по разъяснению принципов функционирования облачного ПО и анализ опыта его применения);
· совокупное использование модели SaaS дороже онпремис-варианта (часто заказчики забывают учесть в стоимости онпремис-решений все составляющие, например, владение инфраструктурным ПО и необходимость иметь своих оплачиваемых ИТ-специалистов);
· облачные технологии не могут использоваться в государственных организациях (при этом забывают о коммунальной, ведомственной облачной модели).
24-25 октября 2012 г. в Москве (Российская Федерация) состоялась XIX Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», посвященная теоретическим и практическим проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте, законодательному и нормативно-методическому обеспечению управления электронными документами, особенно в связи с электронным межведомственным взаимодействием и оказанием электронных государственных услуг.
Традиционно организаторами конференции выступили Федеральное архивное агентство (Росархив), Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ), Российское общество историков-архивистов (РОИА).
В конференции приняло участие более 200 участников - представителей Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов управления субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, архивных учреждений субъектов Российской Федерации, а также представителей коммерческих организаций, высших учебных заведений и научных учреждений − из Российской Федерации, Беларуси, Украины, Литвы и Вьетнама. Республику Беларусь на конференции представляли младший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД Д.А.Синяк и научный сотрудник БелНИЦЭД Т.В.Моржало.
Открыл конференцию вступительным словом директор ВНИИДАД М.В.Ларин. В своем выступлении он поприветствовал участников конференции и гостей из-за рубежа, а также отметил актуальность проведения подобных мероприятий ввиду существования проблемы применения «облачных» технологий в электронном документообороте.
С первым докладом, посвященным правовым проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте, выступил начальник департамента Управления Президента Российской Федерации по государственным наградам, д.ю.н., профессор Н.Н.Куняев. В своем выступлении он выделил преимущества и недостатки применения «облачных» технологий в электронном документообороте, где к первым отнес мобильность, удобство использования, экономическая эффективность, ко вторым − отсутствие правового регулирования этой проблемы в целях информационной безопасности, т.е. использование подобных технологий должно быть технический проработано и иметь нормативное закрепление.
Заместитель руководителя Федерального архивного агентства, к.и.н. О.В.Наумов в своем докладе остановился на трех основных проблемах использования электронного документооборота в деятельности организаций. Во-первых, на необходимости введения единых требований к системе электронного документооборота. Ввиду того, что она используется в текущей деятельности организации, на стадии делопроизводства, у нее отсутствует архивная составляющая. Во-вторых, реформа государственного управления 2004 г. не наделила ни один орган полномочиями в выработке государственной политики в области делопроизводства. И, в-третьих, электронные документы до архивистов дойдут еще не скоро. Документы постоянного срока хранения по-прежнему создаются на бумаге. И как следствие, по мнению О.В.Наумова, пришло время отвечать на вопросы: «Что такое электронный документ?», «Каковы форматы документов, передаваемых на государственное хранение?», «Каковы сроки их передачи?». Резюмировав сказанное, О.В.Наумов высказал опасность вытеснения архивистов из архивов ИТ-специалистами.
Большую часть пленарного заседания заняли выступления представителей компаний, специализирующихся на применении «облачных» технологий и внедрению электронного документооборота в организациях.
Председатель правления ООО «Фирма «АС» А.Н.Авдеев в своем докладе сделал основной акцент на пересмотр существующих делопроизводственных и архивных понятий. В частности, особое внимание он уделил введению нового понятия «документоориентированныйоборот».
Руководитель отдела по работе с партнерами Департамента стратегических технологий компании «Microsoft» Д.Марченко осветил международный опыт компании в части применении «облачных» технологий в деятельности организаций. В своем выступлении он обратил внимание на случаи, когда эффективнее всего использовать «облачные» технологии, преимущества и недостатки данных технологий, отметив, что недавно вышедшая новая версия Windows 8 в значительной степени интегрирована с «облачными» технологиями.
В выступлении Т.П.Грибули, директора по продажам ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр», были освещены опыт и практика управления архивами «в облаках». В этом контексте были представлены три продукта, предлагаемые компанией, с указанием их основных параметров: i-Архив, IT-Архив и e-Архив.
Сравнение недостатков и преимуществ электронных архивов по сравнению с архивами бумажных документов было отражено в докладе директора ООО "1С-Эффективность" Е.В.Питолина.
Интересный подход к проблеме электронного документооборота в своем выступлении обозначил представитель ЗАО "Компания ИнтерТраст" В.Ипатов. В частности, он определил систему электронного документооборота (СЭД) как систему документирования деятельности в интересах управления, а Enterprise Content Management (ECM) как систему управления неструктурированной информацией. Помимо этого В.Ипатовым были озвучены ключевые требования к управлению документами, среди которых сокращение ручных операций, снижение операционных затрат, соответствие изменяющимся требованиям внешнего регулирования, и главное − ориентированность на требования бизнеса. Подводя итог, В.Ипатов отметил, что в настоящее время происходит изменение роли «управляющего документами»: от регистрации и учета к прямому участию в создании бизнес ценностей, открытию новых зон ответственности, органичному включению СЭД к общую инфраструктуру обеспечения деловой деятельности организации.
В докладе И.В.Скородумова, начальника отдела электронного правительства ООО «Электронные офисные системы», были озвучены основные параметры облачного сервиса «О7.ДОК», посредством которого осуществляется предоставление услуг облачного электронного документооборота органам государственной власти, местного самоуправления и иным организациям. Также в докладе были отражены преимущества облачной сервисной модели, среди которых отсутствие потребности в собственной инфраструктуре и специалистах по сопровождению, более низкая потребность в инвестициях, низкая стоимость владения, эффективное использование бюджетных средств на информатизацию и др.
С докладом о государственной политике США по управлению официальными документами выступил директор ВНИИДАД, д.и.н., профессор М.В.Ларин. Он проанализировал ряд нормативных правовых актов США по вопросам управления документами, в том числе и в электронном виде. Наиболее детально им был представлен Президентский Меморандум об управлении правительственными документам, подписанный 28 ноября 2011 г. В нем нашли отражение цели и задачи федеральных агентств по вопросам управления документами:
- внедрение электронного делопроизводства с целью обеспечения безопасности, прозрачности и эффективности;
- к 2019 г. управление всеми электронными документами с постоянным сроком хранения;
- введение механизма ответственных должностных лиц;
- проведение обучения в сфере управления документами;
- составление перечней документов и представление их в Национальные архивы США.
В своем выступлении М.В.Ларин особо отметил необходимость в формулировке критерия необходимого и достаточного между бумажными и электронными документами.
Особый интерес участников конференции вызвал доклад ректора Ханойского Университета Внутренних Дел (Вьетнам), к.и.н. Чьеу Ван Кыонга, посвященный применению ЭД в управленческой деятельности организаций. Согласно информации Чьеу Ван Кыонга проблема юридической значимости ЭД во Вьетнаме все еще не решена, поэтому в большинстве случаев документы хранятся на бумаге. Вместе с тем начиная с 2005 г. в целях сокращения количества административных процедур социальные услуги оказываются в режиме онлайн, другие виды услуг − в режиме «одно электронное окно».
Еще один аспект применения «облачных» технологий в органах государственной власти Российской Федерации был представлен в докладе заведующей кафедрой документационного обеспечения управления Поволжского института управления им. П.А. Столыпина, к.и.н., профессора А.В.Ермолаевой. В выступлении особо было уделено внимание необходимости обеспечения полноты, достоверности, актуальности и доступности официальной правовой информации в электронном виде. Одновременно с этим было проанализировано понятие информации, содержащееся в различных нормативных правовых актах РФ, а также методы использования IT-технологий в работе с обращениями граждан.
Вопросы обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда Украины в условиях внедрения электронного документооборота были раскрыты в докладе директора Украинского научно-исследовательского института архивного дела и документоведения (УНИИАДД) А.Я.Гаранина и заместителя директора Центрального государственного электронного архива Украины (ЦГЭА Украины), к.и.н. Ю.С. Ковтанюка. Раскрывая эту проблему, А.Я.Гаранин указал на то, что в Украине еще нет четкого понимания термина электронного правительства, одновременно с этим существует его аналог − е-правление (укр. «електронне урядування»). Вместе с тем в докладе были озвучены планы научно-исследовательской и методической работы ЦГЭА Украины, среди которых разработка порядка приема-передачи документов личного происхождения в электронной форме в ЦГЭА Украины, порядка создания унифицированного информационного объекта, проведение учета и описания электронных документов, которые находятся на хранении в ЦГЭА Украины и др. Подводя итог А.Я.Гаранин отметил, что на сегодняшний день в Украине нет надлежащей системы, которая бы обеспечила безопасность всему жизненному циклу электронного документа.
Представителем Литвы − докторантом факультета коммуникации Вильнюсского университета, главным специалистом Отдела надзора за документооборотом Нового государственного архива Литвы Дануте Контримавичене − был представлен опыт Литвы по управлению электронными документами. Так, была представлена законодательная база Литвы по управлению электронными документами, требования к логической и физической структуре упаковки электронного документа, содержанию электронного документа и формату файлов. Отдельно следует отметить, что в Литве для создания электронных цифровых подписей принято решение использовать формат XAdES. Помимо этого в докладе были озвучены некоторые требования к доступу к документам в информационной системе электронного архива.
Сравнительный анализ определений понятия «электронный документ» в нормативных актах Российской Федерации, стран СНГ и Латвии был представлен в докладе заместителя директора ВНИИДАД, к.и.н., доцента В.Ф.Янковой. В выступлении В.Ф.Янковая указала на отсутствие фактических работ, которые бы описали структуру электронного документа при передаче на архивное хранение. По мнению В.Ф.Янковой, пока этого не будет сделано, сложно будет предлагать какие-либо подходы для решения проблемы по передаче электронного документа на архивное хранение.
Завершился первый день конференции выступлением Е.В.Злобина, представителя Архива Российской Академии наук, к.и.н., доцента. Свое выступление он начал с вопроса: «А нужны ли облачные технологии историкам и архивистам?». По его мнению экономически эффективнее будет докупить несколько винчестеров, а не закупать дорогостоящие «облачные» технологии. «Облачные» технологии предназначены для обмена информацией в больших объемах, что не совсем подходит для бюджетных архивов. Возможно, это всего лишь маркетинговый ход − резюмировал Е.В.Злобин.
Второй день конференции открыла заведующая отделом документоведения ВНИИДАД В.С.Иритиковой докладом о принципах организации документооборота, его предметной сущности, задачах электронного документооборота, который был дополнен докладом доцента кафедры ДОУ Поволжского института управления им. П. А. Столыпина (г. Саратов), к.и.н. Е.А.Плешкевича о проблеме использования понятий электронный документооборот и электронное правительство.
Пленарное заседание продолжила ведущий эксперт по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы», к.и.н. Н.А.Храмцовская с докладом об итогах работы Конгресса Международного Совета Архивов в Брисбене, необходимости переосмысления роли архивного дела в электронную эпоху и создании новой Концепции развития архивного дела.
Ряд выступлений второго дня конференции содержал конкретный практический опыт организаций по внедрению систем электронного документооборота, а также отражал связанные с этим вопросом проблемы. Перспективы формирования документальных и архивных фондов органов государственной власти субъектов Российской Федерации в условиях электронного документооборота (на примере Саратовской области) были представлены начальником Управления по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области, к.и.н. Е.Ю.Кошелевой. Практическим опытом внедрения электронного информационного обмена с органами Пенсионного фонда Российской Федерации в Национальном архиве Республики Карелия поделилась заместитель директора Государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» И.А.Путешова. Внедрение и развитие системы электронного документооборота на примере коммерческой организации было раскрыто в докладе начальника отдела документационного обеспечения ЗАО "Сибирская Сервисная Компания" В.А.Чёботовой.
Вопросы к докладчикам и дискуссия участников конференции свидетельствовали о большой актуальности теоретических, методических и технологических проблем оптимизации документооборота, на решение которых должны быть направлены дальнейшие усилия научного и профессионального сообщества.
С заключительным словом выступила В.Ф.Янковая, которая отметила, что существующее разделение подходов архивистов и IT-специалистов к терминологии начинает исчезать. Специалисты этих областей стали лучше друг друга понимать и это движение взаимное. Одновременно с этим настало время активнее переосмысливать и популяризировать теорию документоведения, что подразумевает более глубокое теоретическое осмысление прозвучавших на конференции проблем.
Соб. инф.
18 июня 2012 г. 18:40На Docflow 2012 много внимания было уделено дискуссиям об «облачных решениях», как оказалось - это едва ли не самая популярная нынче тема среди экспертов.
Я поинтересовалась у одного из них, что же такое «облако», мне объяснили, что «облачные решения», это, по сути, возможность работы в удаленном доступе.
Воображение тут же нарисовало картинку «облаков» применительно к электронному документообороту, где небольшая по численности компания решила установить СЭД. И чтобы не привлекать дополнительный IT персонал, не закупать дополнительное оборудование или обновлять нынешнее, арендует сервер. Например, у компании-поставщика системы электронного документооборота.
Однако, прочитав ряд статей по теме облачных технологий, становится ясным, что в современном мире понятие «облака» интерпретируется гораздо шире. И статей в сети по данной тематике - великое множество, и, как справедливо высказался автор одной из них: - «…обилие публикуемых материалов не только не вносит ясности в рассматриваемый вопрос, но и усложняет понимание облачных концепции».
Так все-таки, где заканчивается удаленный доступ и начинаются облачные технологии?
Начнем с обзора определений «облака» и «облачных технологий», которых довольно много:
Облака, кратко говоря, - это реализация динамической виртуализированной инфраструктуры.
Облако — это не что иное, как некий крупный дата-центр (или сеть взаимосвязанных между собой серверов).
Облачные технологии - это технологии обработки данных, в которых компьютерные ресурсы предоставляются Интернет-пользователю как онлайн-сервис. Слово «облако» здесь присутствует как метафора, олицетворяющая сложную инфраструктуру, скрывающую за собой все технические детали… Это одна большая концепция, включающая в себя много разных понятий, предоставляющих услуги. Например, программное обеспечение, инфраструктура, платформа, данные, рабочее место и т.п.
В последнее время вопросы, связанные с построением облачных систем начинают привлекать не только крупные компании, но и государственные структуры в различных странах мира. Совсем недавно группой экспертов был выпущен документ, предназначенный для Еврокомиссии, в котором была предпринята попытка систематизировать современный опыт в области построения облачных систем и выработать рекомендации по развитию IT систем в Евросоюзе.
Согласно этому документу, «облако — это динамично расширяемая информационная система, при необходимости предоставляющая потребителям IT сервисы с заданными характеристиками и позволяющая контролировать качество предоставления услуг согласно заложенным метрикам».
Самое важное в этом определении то, что облачные системы являются сервис-ориентированными: их основная задача — обеспечить потребителя качественной услугой.
Соответственно, выделяется несколько моделей предоставления услуг:
- инфраструктура как услуга (IaaS)
Как правило, модель IaaS подразумевает предоставление виртуального сервера, хранилища, сетевой инфраструктуры;
- платформа как услуга (PaaS)
— предоставление доступа к программной платформе. Пользователи могут создавать и размещать собственные приложения на базе данной платформы, они имеют доступ к управлению ресурсами более низкого уровня (операционная система, хранилища данных и.т.д.);
- ПО как услуга (SaaS)
— предоставление программного обеспечения. В данной модели пользователи получают доступ только к функционалу необходимого ПО через сеть. *
Согласно SaaS-концепции вы платите не единовременно, покупая продукт, а как бы берете его в аренду. Причем, используете ровно те функции, которые вам нужны (и, соответственно, платите за них же).
С определениями и моделями услуг немного разобрались.
Теперь попытаемся понять суть работы облачных технологий.
Если взять простой пример компьютерных игр, « то технически это выглядит следующим образом: сама игра располагается на удаленном сервере и там же производится обработка графики, которая на компьютер конечному пользователю поступает уже в «готовом» виде. Проще говоря, те вычисления, которые при обычной игре на компьютере выполняют видеокарта и процессор, здесь уже выполнены на сервере, а ваш компьютер используется лишь как монитор.» *
С кого же начались такие сказочные услуги?
Публичная история собственно cloud computing в современной реализации начинается примерно с 2006 года. Именно тогда не нуждающаяся в представлении компания Amazon представила свою инфраструктуру веб-сервисов (Web Services), обеспечивающую не только хостинг, но и предоставляющую клиенту удаленные вычислительные мощности. Вслед за Amazon аналогичные сервисы представили Google, Sun и IBM. А в 2008 году свои планы в этой области озвучила компания Microsoft. Причем Microsoft анонсировала не просто сервис, но полноценную облачную операционную систему Windows Azure.
Теперь обратимся к интересующей области, непосредственно связанной с СЭД. Что значат «облачные технологии» для нее?
Удаленный доступ к СЭД обеспечивает сотрудника актуальной информацией по принимаемым в компании решениям, дает возможность участвовать в обсуждениях и принятии этих решений независимо от того, где находится сотрудник. Конечно, в первую очередь это актуально для руководителей, так как без согласования с ними не принимается ни одно важное решение. Однако представители среднего звена тоже могут по достоинству оценить возможности удаленного доступа к СЭД. Например, руководители производственных отделов крупных компаний, которые постоянно находятся на объектах, или менеджеры по продажам, которым приходится часто выезжать на встречи, благодаря этой возможности смогут вовремя просмотреть и согласовать документы, подготовленные бэкофисом для заказчиков.
Чем облачные технологии могут помочь бизнесу?
Во-первых, пользователю не нужно заботиться о производительности своего ПК, не нужно переживать о свободном месте на дисковом пространстве.
Во-вторых, пользователь платит только за услугу, предоставленные возможности и только за конкретные функции.
В-третьих, облачные технологии помогают бизнесу в сезонном смысле. Например, если компания продает подарки к международному женскому дню, который как все знают только раз в году, в остальное время (зимой, летом, осенью) ее услуги никому будут не нужны. И именно в это время, компания не будет нести затраты на обслуживание того огромного функционала, который нужен ей только в пиковый период.
Итак, используя облачнее технологии, компания уходит от проблем, связанных с покупкой дополнительных лицензий, временем на установку и настройку приложений на каждом компьютере и поиске нового IT-сотрудника, используя онлайн-вариант необходимого софта, заплатив лишь за то время, которое сотрудники пользовались этим софтом.
Если же говорить глобально, то все варианты облачных технологий подразумевают подписочную модель оплаты (за фактическое использование). Причем, не только в отношении софта, но и по части аппаратных ресурсов. И это условно называется Pay as you go . Ну а тем, кому аппаратные ресурсы не нужны, могут просто взять требуемые приложения в аренду (и здесь мы возвращаемся к понятию Software as a Service (SaaS).
Эксперты отмечают, что если говорить об «облаках» применительно к сфере управления документацией, то здесь облачные технологии не являются чем-то абсолютно новым. Сегодня уже всем известны основные принципы, по которым строится работа при реализации «облачной» модели, а также преимущества, о которых говорят поставщики облачных сервисов. Среди таких преимуществ отмечают сокращение капитальных вложений в инфраструктуру, затрат на ее поддержание, специалистов и так далее.
«Сейчас во многих странах органы власти рассматривают возможность организации управления документами в государственных структурах с применением облачных технологий. При этом те органы власти, которые ответственны за обеспечение управления документами на государственном уровне (прежде всего это Национальные архивы) занимаются разработкой методических рекомендаций и стандартов работы с документами в облачных средах. Однако в России выработка таких стандартов сейчас не ведется. Поэтому, принимая решение о переходе в облака, необходимо понимать, что определенные риски в облачных средах существуют, и эти риски могут препятствовать получению реально существующих преимуществ от использования облачных технологий», - говорит ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International Наталья Храмцовская.
По словам г-жи Храмцовской, наиболее полно преимущества «облаков» проявляются в условиях public cloud. Но сегодня ни один из Национальных архивов стран, где разрабатывают «облачные» стандарты, не рекомендует государственным учреждениям пользоваться «публичными облаками». Рекомендации для госорганов - создавать «частные облака» (private cloud), чтобы сохранять под полным контролем документы и само «облако». Однако такая модель значительно снижает эффективность использования «облака» и уровень экономии средств.
Важно также учитывать, что в России наблюдается неравномерное развитие сферы автоматизации документооборота. У крупных госструктур федерального уровня эта составляющая развита лучше, нежели на уровне органов местной власти. Эксперты отмечают, что от внедрения «облачных» технологий в автоматизации делопроизводства заметнее всего выиграют слабые в части информатизации госструктуры. Для федеральных органов власти, многие из которых располагают собственными ЦОД и уникальными программными разработками, выгоды от перевода существующей инфраструктуры в «облака» могут быть значительно меньше.
Вопросы информационной безопасности и управления рисками являются одними из ключевых при условии перехода в «облака». Это в равной степени относится как к органам государственной власти, так и к коммерческим структурам, и об этом в один голос говорят эксперты всех стран, в том числе и российские. Приведем несколько основных из числа таких «облачных» рисков: первое - это возможность попадания в зависимость от поставщика облачных услуг. Существуют также риски, связанные с возможностью инсайдерской утечки, поскольку заказчик не может контролировать то, какие специалисты занимаются работой с его данными на стороне оператора. Риск утраты информации и проблема исполнения требований законодательства в отношении управления документами также являются немаловажными.
Вопросы надежного разделения ресурсов между различными пользователями «облака», защита персональных данных, и корректная работа сети передачи данных также относятся к тем рискам информационной безопасности, которые нужно учитывать.
Может создаться впечатление, что количество рисков слишком велико и использование «облаков» нецелесообразно, но это не так. Во-первых, еще раз напомним о тех преимуществах, которые дает перевод в «облако» инфраструктуры управления документооборотом: в «облачной» модели потребитель платит только за тот объем услуг, который он потребляет, не тратя деньги на строительство и поддержание инфраструктуры и зарплату персоналу. Сокращение издержек - важный вопрос для коммерческих компаний, которые хотят быть успешными. В случае с госорганами (в особенности это касается региональных структур) зачастую иного варианта кроме использования «облака» попросту нет, поскольку нет бюджета на организацию инфраструктуры и на то, чтобы платить штатному ИТ-специалисту.
Кроме того, уточним, что риски и неотвратимые события - это разные понятия. Риски можно и нужно учитывать. Если подойти взвешенно к этому вопросу, то проблем при использовании «облаков» будет не больше, а скорее всего даже меньше, чем при работе «по старинке». В конце концов, собственная физическая инфраструктура тоже периодически дает сбой, а от угрозы утечки инсайдерской информации вообще не застрахован никто.
Прежде чем принять решение о переводе в «облако» электронного документооборота, эксперты советуют подумать над путями решения нескольких основных вопросов: «Первое, что нужно для себя определить - это то, какая корпоративная или иная информация будет храниться, использоваться и будет доступна через «облачную» среду. Ответить на вопрос о том, как будет осуществляться процесс обеспечения режима безопасности для документов, имеющих ограничения по доступу (например, документы составляющие деловую тайну, персональные данные и так далее) также необходимо заранее. Второй серьезный вопрос - это необходимость отслеживания сроков хранения и уничтожения документов после истечения срока давности, а также уничтожения копий информации. Отмечу также: желательно, чтобы серверы, где хранится информация в «облаке», находились в пределах Российской Федерации. В случае, если они находятся вне пределов нашей страны, при возникновении правовых коллизий владельцы дата-центров будут подчиняться законодательству той страны, где они расположены. Думаю, мало кому хочется, чтобы доступ к корпоративным данным или данным российских госструктур мог быть получен третьей стороной по решению суда другой страны потому, что серверы с «облачными» данными находятся на ее территории», - говорит Наталья Храмцовская.
К вышесказанному следует добавить, что потребителю следует тщательно подходить к выбору оператора «облачных» сервисов. Первейшим аспектом здесь является то, как у поставщика «облачных» услуг организована система обеспечения информационной безопасности. Следует обратить внимание на то, каким образом поставщик осуществляет набор сотрудников, узнать, проходят ли сотрудники компании-поставщика проверку службы безопасности, узнать как осуществляется контроль доступа к информации и какими системами слежения и контроля пользуется поставщик.
При ведении переговоров с провайдером «облачных» услуг эксперты советуют обращать внимание на прописываемые в рамках SLA права и обязанности сторон. Например, Наталья Храмцовская говорит о следующих «подводных камнях»: «Первое, на что следует обратить внимание - это наличие в договоре так называемых выкупных платежей, то есть предусмотренной суммы, которая взимается с потребителя за изъятие информации до определенного в договоре срока. Если такой пункт есть, то у организации могут возникнуть затруднения, если она решит перейти на обслуживание к другому поставщику услуг. В договоре должны быть четко прописаны конкретные размеры штрафов и те санкции, которые будут наложены на поставщика «облачных» услуг при утрате или повреждении хранящейся у него информации. Необходимо также четко оценить, разграничить и зафиксировать в договоре обязательные политики безопасности в отношении различных типов электронных документов, находящихся на хранении, а также определить и прописать размеры ущерба в случае утечки конфиденциальной или иной важной информации. Заранее определить в соглашении возможный ущерб вследствие неуничтожения поставщиком услуг документов после истечения срока хранения также следует при заключении SLA».
Эксперты выделяют несколько основных движущих сил, которые будут способствовать активному переходу к электронным документам и использованию в отрасли «облачных» моделей. Первое - это желание общества, пользователей. Наталья Храмцовская указывает на следующее: «Уже с полной уверенность можно говорить о том, что люди воспринимают информационные технологии не как нечто необычное, а как что-то такое, что должно существовать «по умолчанию». Показательно в связи с этим отношение к документам. Люди не хотят знать, в какой архив им нужно пойти, чтобы ознакомиться с теми, или иными документами. Сегодня они хотят знать, где нужную документацию можно найти в сети Интернет. По моему мнению, в текущем году отрасль электронного документооборота в нашей стране продолжит свое развитие».
Важным для развития отрасли является также понимание ситуации и соответствующее стремление со стороны руководства страны. Вместе с тем, существует ряд вопросов, которые еще предстоит решить. Среди таковых г-жа Храмцовская в первую очередь отмечает организационные. В России сегодня есть электронные документы, в том числе и с постоянным сроком хранения, но при этом пока нет ни одного государственного электронного архива. Кроме того, в России пока не существует официального нормативного документа, который бы регулировал порядок хранения электронных документов.
Российский разработчик ПО для бизнеса 1С имеет в своем арсенале огромное количество решений: как универсальных для крупных предприятий, так и отраслевых для фирм поменьше. Кроме того, предлагаются продукты для работы с конкретными бизнес-процессами. В частности, конфигурация 1С: Документооборот, построенная на базе мощной системы 1С: Предприятие.
Система автоматизирует весь цикл работы с документами, позволяет наладить взаимодействие между сотрудниками, ускорить сроки согласования и принятия решений, контролирует использование рабочего времени. Она поможет сократить до минимума время поиска нужных данных, повысит качество документации за счет упорядочивания работы пользователей, сделает невозможной утерю документов. Приложение создано с учетом требований современной нормативной документации (ГОСТов) и поддерживает традиционный подход к делопроизводству.
Основные возможности системы
1. Учет, хранение документов
- Присвоение входящих и исходящих номеров
- Учет внутренних документов (инструкций, служебных записок, указаний и поручений)
- Структура каталогов для хранения документов
- Поддержка загрузки из электронной почты, со сканера
- Поддержка бумажного делопроизводства (номенклатура дел, контроль перемещений)
- Учёт обращений и хранение персональных данных клиентов и сотрудников
1С: Документооборот поддерживает документы любых типов: тексты, изображения, видео и аудио, формат MS Office, архивы, запускаемые файлы.
2. Работа с документами
- Просмотр и редактирование
- Учет на всех стадиях изменения (от черновика до утверждения или удаления)
- Поддержка резолюций
- Полнотекстовый поиск
- Опция связывания документов между собой с указанием главного и зависимого
- Поддержка совместной работы над одним и тем же документом
- Движение между ответственными сотрудниками для проверки, ознакомления, внесения правок, утверждения или выполнения
- Контроль выполнения задач в заданные сроки
- Учет и планирование времени сотрудников в разрезе выполняемых работ
- Разграничение прав доступа
- Поддержка электронной цифровой подписи и штрих-кодов
Руководитель компании регулярно получает отчет о затратах рабочего времени отдельных сотрудников, эффективности подразделений и проектов.
Использование системы 1С: Документооборот значительно повышает безопасность работы с документами, ведь все хранится в электронном виде, учитывается каждая правка (при необходимости можно восстановить), есть защита от несанкционированного доступа к данным и от одномоментного редактирования документа несколькими сотрудниками.
Почему стоит использовать облачную версию 1С: Документооборот?
«Классическая» 1С стоит недешево, но купить только её - недостаточно. Потребуется также приобрести и настроить сервер, подключить к нему компьютеры сотрудников. Придется нанять персонал для развертывания и обслуживания такой системы.
Доступ к облачной версии 1С стоит от 1000 рублей в месяц. Ничего не нужно будет настраивать - в облаке вы и ваши сотрудники будете подключаться к удаленному ПК с установленной операционной системой и самой свежей версией 1С. В случае возникновения вопросов или проблем наша техническая поддержка - к вашим услугам.
Помимо низкой стоимости столь мощного сервиса есть другие важные преимущества использования 1С в облаке:
- Доступ к вашей системе через интернет в любое время и из любой точки мира. Открыть базу данных сможет любой сотрудник, у которого есть для этого полномочия. Подключение будет надежно защищено.
- Полная безопасность. Выше уже говорилось о том, что электронный документооборот в разы надежнее обычного. Ну а использование облачной системы делает его еще надежнее! Наши дата-центры имеют высокий уровень защиты от перебоев в подаче электричества и атак злоумышленников. Регуляроно производится резервное копирование данных пользователей. Кроме того, данные могут быть зашифрованы, так что даже наши собственные сотрудники не смогут получить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации клиентов. У нас минимальный уровень отказов системы (гарантируем 99,9% рабочего времени), но в случае проблем мы готовы вернуть деньги.
Квалифицированные специалисты помогут с быстрым «переездом» ваших документов в 1С-облако. Мы предлагаем две недели тестового периода бесплатно - пора знакомиться с преимуществами облачных сервисов!